การจัดทำรายงานผลขอซื้อขอจ้าง

ขั้นตอนการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับกรณีวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท

มีรายละเอียดดังนี้

ผังงาน (Flow Chart)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

 1. (ผู้ขอซื้อ/ขอจ้าง) สำรวจความต้องการในการใช้พัสดุ จัดทำหนังสือขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอีดยคุณลักษณะของพัสดุและกำหนดราคากลาง ดังนี้

1.1 เข้าสู่หน้า Dashboard ของระบบ DOMS  เพื่อเข้าสู่ระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล WU DOMS 

1.2 จัดทำหนังสือขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอีดยคุณลักษณะของพัสดุและกำหนดราคากลาง ดังนี้

2. (ผู้ขอซื้อ/ขอจ้าง) จัดทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างรายการพัสดุ, ในระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล WU DOMS (รายละเอียด ดังนี้)

การจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท ในกรณีนี้เป็นการจัดซื้อจัดจ้างที่มีการรายงานผลจัดซื้อจัดจ้างตามแบบ พ.7 หรือ แบบ พ.7-1 ในการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างให้เป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 กำหนดให้รายงานขอซื้อขอจ้าง ตามรายการดังนี้
1) เหตุผลและความจำเป็น
2) ขอบเขตงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุหรือแบบรูปรายการงานก่อสร้างที่จะซื้อหรือจ้างแล้วแต่กรณี
3) ราคากลาง
4) วงเงินที่จะซื้อหรือจ้าง โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณว่าจะซื้อหรือจ้างในครั้งนั้น
5) กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ
6) วิธีที่จะซื้อหรือจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น
7) การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจ้าง

3. (เจ้าหน้าที่พัสดุ) ของหน่วยงานตรวจสอบความถูกต้องรายงานขอซื้อขอจ้าง,ใบเสนอราคา, ตรวจสอบงบประมาณ

4. เสนอรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ต่อหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้มีอำนาจอนุมัติตามคำสั่งมอบอำนาจ

5. ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจง ติดต่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง จัดทำใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง  

6. ผู้ขาย/ผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุหรืองานจ้าง คณะกรรมการหรือผู้ตรวจรับพัสดุตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนตามรายละเอียดที่กำหนดและลงนามในใบตรวจรับ

7. เจ้าหน้าที่พัสดุรวบรวมเอกสารหลักฐาน จัดทำรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง เสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานลงนามรับทราบ

     การจัดทำรายงายผลการจัดซื้อจัดจ้าง มีขั้นตอนการปฏิบัติงาน ดังนี้

     7.1 เข้าเว็บไซส์ https://intranet.wu.ac.th/th/page/info_system เลือก ระบบบันทึกข้อมูล พ.7 และ พ.7-1

     7.2 Login เข้าระบบการบันทึกข้อมูลพัสดุ พ.7 และ พ.7-1

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญยิ่งต่อการบริหารหน่วยงาน เนื่องจากเป็นกลไกหลักในการจัดหาพัสดุ ครุภัณฑ์ และบริการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติภารกิจของหน่วยงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญยิ่งต่อการบริหารหน่วยงาน เนื่องจากเป็นกลไกหลักในการจัดหาพัสดุ ครุภัณฑ์ และบริการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติภารกิจของหน่วยงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และหนังสือเวียน/แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกำหนดขั้นตอน วิธีการ และหลักเกณฑ์ในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างในแต่ละวงเงินและวิธีการไว้อย่างชัดเจน

สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน) ซึ่งอยู่ในอำนาจอนุมัติของหัวหน้าหน่วยงาน ถือเป็นการจัดซื้อจัดจ้างที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการปฏิบัติงานประจำวัน และมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนภารกิจของหน่วยงานให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม ผู้ปฏิบัติงานด้านพัสดุจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในขั้นตอนการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง การพิจารณาคัดเลือกผู้ขายหรือผู้รับจ้าง การจัดทำรายงานผลการพิจารณาและขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง ตลอดจนการจัดทำเอกสารหลักฐานประกอบให้ครบถ้วนถูกต้องตามระเบียบ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดความล่าช้าหรือความเสียหายแก่ทางหน่วยงาน

คู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้จึงจัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและผู้เกี่ยวข้อง ให้สามารถดำเนินการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และสอดคล้องกับระเบียบ กฎหมาย และหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้อง 

ทั้งนี้ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ทั้งในปัจจุบันและเจ้าหน้าที่ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานทดแทนในอนาคต รวมถึงสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมกำกับการปฏิบัติงาน ของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป