ผังงานการจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศโดยวิธีเฉพาะเจาะจง

ผังงานการจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศโดยวิธีเฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1.    ผู้เสนอซื้อหนังสือ ได้แก่ อาจารย์หรือเจ้าหน้าที่/บุคลากรของแต่ละหน่วยงานในมหาวิทยาลัย แจ้งความประสงค์ที่จะจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศ มาที่ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย
2.    บรรณารักษ์รับเรื่องการอนุมัติจัดซื้อ ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย จากหัวหน้าฝ่ายฯ
3.    บรรณารักษ์รวบรวมรายชื่อหนังสือภาษาต่างประเทศที่เสนอซื้อ ใส่รายละเอียดของหนังสือในโปรแกรม Excel ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ISBN จำนวนที่สั่งซื้อ  

ตัวอย่างการรวบรวมรายการสั่งซื้อ

4.    นำรายชื่อหนังสือมาตรวจสอบความซ้ำซ้อนกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib โดยตรวจสอบจากชื่อเรื่องหรือ ISBN ถ้าซ้ำ หมายถึง ห้องสมุดมีหนังสือชื่อเรื่องนั้นอยู่แล้ว ให้ติดต่อกลับไปที่ผู้เสนอซื้อ ว่าต้องการซื้อเพิ่มหรือไม่ ถ้ายืนยันจะซื้อเพิ่มด้วยเหตุผลที่สมควร ให้ยังคงซื้อรายการนั้น ถ้าไม่ต้องการซื้อเพิ่ม ตัดรายการที่จะซื้อออกไป
       4.1 เข้าสู่ระบบ Dashboard ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib แล้วเลือกสืบค้น โดยเลือกสืบค้นจากชื่อเรื่อง หรือ ISBN ก็ได้ ถ้าผลการค้นหา เป็นคนละปีที่พิมพ์ ถึอว่าไม่ซ้ำ และซื้อปีพิมพ์ล่าสุด

 
ตัวอย่างหน้าจอสืบค้นจากชื่อเรื่อง

5.    ตรวจสอบงบประมาณ ถ้าไม่มีงบ ให้รวบรวมรายการไว้ซื้อในงบปีถัดไป
6.    ถ้าตรวจสอบแล้ว รายการที่สั่งซื้อยังไม่มีในฐานข้อมูลห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib และมีงบประมาณในการจัดซื้อ ให้รวมรวมรายชื่อหนังสือส่งรายการให้ร้านค้า ติดต่อขอใบเสนอราคา ตั้งแต่ 2 ร้านขึ้นไปทางอีเมล์ (ที่ติดต่อประจำได้แก่ บริษัทคิโนะคูนิยะ บริษัทบุ๊คเน็ท บริษัทเวิลวายเคมิคอล) ซึ่งอาจจะมีบางชื่อเรื่อง ที่ร้านค้าไม่สามารถเสนอราคาได้ เช่น หนังสือ Out of Print, Out of stock เมื่อได้ราคาหนังสือจากร้านค้าแล้ว  ทำการเปรียบเทียบราคา โดยการเลือกร้านที่ให้ราคาต่ำที่สุด และบางครั้ง บางรายการ อาจจะมีการต่อรองราคา เช่น ผู้เสนอซื้อต้องการใช้หนังสือเป็นการเร่งด่วน อาจจะเลือกร้านที่มีตัวเล่มและจัดส่งได้เร็วกว่าร้านค้าอื่นๆ แต่ราคาสูงกว่าเล็กน้อย จะต้องมีการต่อรองราคาให้ได้ราคาต่ำที่สุด  
      
     
ตัวอย่างรายการเปรียบเทียบราคา

7.    ทำ TOR หรือคุณลักษณะของหนังสือที่ได้รับการคัดเลือกโดยแยกทำแต่ละร้านค้า เพื่อจะซื้อกับร้านค้าที่ได้รับการคัดเลือก เอกสารทำเป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้แนบใน WU DOMS ในหัวข้อสิ่งที่ส่งมาด้วย


ตัวอย่าง TOR ของร้านค้า

8    ทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างในระบบ WU DOMS การลงรายการในระบบ WU DOMS อยู่ใน ผังงานทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างผ่านระบบ WU DOMS เมื่อเรื่องอนุมัติแล้ว ส่งต่อให้พนักงานธุรการฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อรอทำรายงานผลขอซื้อ/ขอจ้าง 


ตัวอย่าง เอกสารส่งต่อ รอใน WU DOMS

9.   แจ้งยืนยันการสั่งซื้อ ให้ร้านค้าส่งหนังสือ ตามรายการใน TOR เมื่อร้านค้าได้รับรายการยืนยันการสั่งซื้อแล้ว รอให้ร้านค้ารวบรวมหนังสือส่งจนครบ ร้านค้าจะส่งหนังสือมาพร้อมกับใบส่งของและใบเสนอราคา
10. ได้รับหนังสือจากร้านค้าแล้ว จัดเรียงหนังสือตามรายชื่อในใบส่งของ ตรวจสอบหนังสือ จำนวน ให้ตรงและถูกต้องกับใบส่งของ แล้วจัดเรียงบนชั้นหนังสือ เพื่่อรอให้กรรมการมาตรวจรับ
11.  ส่งเอกสารใบส่งของ + ใบเสนอราคา + หน้าบัญชีธนาคารของร้านค้าให้พนักงานธุรการ เพื่อทำรายงานผลการจัดซื้อ/จัดจ้างต่อไป  
12. บรรณารักษ์แจ้งผลการจัดซื้อให้แก่ผู้เสนอซื้อ กรณีที่ผู้เสนอซื้อต้องการยืมทรัพยากรสารสนเทศด้วย เมื่อดำเนินการทางเทคนิคเสร็จ งานบริการยืมคืนจะแจ้งให้ผู้เสนอซื้อมายืมทรัพยากรสารสนเทศ ถ้าผู้เสนอซื้อไม่ประสงค์จะยืม หนังสือจะถูกนำไปขึ้นชั้นหนังสือใหม่ต่อไป