การดำเนินงานผลิตข้อสอบในช่วงสอบกลางภาคและสอบปลายภาค มีความจำเป็นต้องวางแผนและบริหารจัดการกำลังคนให้เพียงพอต่อปริมาณงานและระยะเวลาที่กำหนด โดยเฉพาะในช่วงที่มีภาระงานเร่งด่วน ซึ่งอาจจำเป็นต้องให้บุคลากรปฏิบัติงานล่วงเวลา (OT) เพื่อให้สามารถดำเนินการผลิตข้อสอบได้ทันตามกำหนดการสอบ ทั้งนี้ การปฏิบัติงานล่วงเวลาต้องดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบ หลักเกณฑ์ และขั้นตอนการเบิกจ่ายของมหาวิทยาลัยอย่างถูกต้องและตรวจสอบได้
ดังนั้น เพื่อให้การบริหารงบประมาณ การขออนุมัติการปฏิบัติงานล่วงเวลา การบันทึกเวลาปฏิบัติงาน การตรวจสอบและเบิกจ่ายค่าตอบแทน ตลอดจนการสรุปและกระทบยอดงบประมาณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงกำหนดกระบวนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การวางแผนงบประมาณประจำปี การจัดทำและขออนุมัติตารางการผลิตข้อสอบ การกำหนดวันปฏิบัติงานล่วงหน้า การบันทึกข้อมูลผ่านระบบ WU HRMS และ WuFn การจัดส่งเอกสารประกอบการเบิกจ่าย ไปจนถึงการสรุปและกระทบยอดงบประมาณใน Google Sheets
การดำเนินงานดังกล่าวแบ่งออกเป็น 8 ขั้นตอนหลัก ดังต่อไปนี้