ปัญหา อุปสรรค
ภาพถ่ายเก่าอยู่ในสภาพชำรุด ซีดจาง หรือมีเชื้อรา ใช้คริปหนีบที่ภาพโดยตรง ผ่านการจัดเก็บที่ไม่เหมาะสมมาเป็นเวลานานก่อนส่งมอบให้หน่วยงานจดหมายเหตุ ข้อมูลประกอบภาพไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ทราบวันที่ ชื่อเหตุการณ์ หรือชื่อบุคคลในภาพปริมาณภาพที่ได้รับในแต่ละครั้งมีจำนวนมาก
แนวทางแก้ไขปัญหา
กรณีภาพชำรุด/มีชื้อราต้องคัดแยกภาพที่ชำรุดออกจากชุดปกติทันทีตั้งแต่ขั้นตอนตรวจสอบสภาพ ห้ามใช้คริปหนีบที่ภาพโดยตรง การอนุรักษ์เป็นผู้ดำเนินการทำความสะอาดเบื้องต้น กรณีชำรุดรุนแรงให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการอนุรักษ์ก่อนดำเนินการเพิ่มเติม ถ้าหากข้อมูลไม่ครบถ้วนต้องสอบถามข้อมูลจากผู้ส่งมอบภาพให้ละเอียดที่สุดตั้งแต่ขั้นตอนรับมอบ หากไม่สามารถระบุข้อมูลได้ครบถ้วน ให้บันทึกว่า "ไม่ทราบ/โดยประมาณ" ไว้ก่อน สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมภายหลัง
ข้อเสนอแนะ
ควรจัดทำแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับบันทึกข้อมูลภาพตั้งแต่ขั้นตอนรับมอบ เพื่อให้ผู้ส่งมอบกรอกข้อมูลเบื้องต้นได้ทันที ลดภาระการสอบถามย้อนหลังและจัดอบรมเจ้าหน้าที่และบุคลากรที่เกี่ยวข้องเรื่องหลักการอนุรักษ์เอกสารภาพเบื้องต้นอย่างสม่ำเสมอ ควรพิจารณาจัดทำระบบแจ้งเตือนหรือปฏิทินการนำส่งภาพจากหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อกระจายปริมาณงานให้สม่ำเสมอตลอดทั้งปี