การจัดทำคู่มือแนวปฏิบัติการเบิกและการเคลียร์เงินสดย่อย ถือเป็นกลไกสำคัญในการขับเคลื่อนการดำเนินกิจกรรมและโครงการของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากลักษณะงานโครงการส่วนใหญ่มักมีค่าใช้จ่ายปลีกย่อยหรือกรณีจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องการความคล่องตัวสูง การกำหนดหลักเกณฑ์และกระบวนการเงินสดย่อยที่ชัดเจน จะช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถบริหารจัดการงบประมาณได้อย่างทันท่วงที ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และป้องกันไม่ให้เกิดอุปสรรคหรือความล่าช้าในการจัดกิจกรรม
นอกจากนี้ การมีแนวปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรยังช่วยสร้างมาตรฐานการทำงานที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั่วทั้งหน่วยงาน ควบคู่ไปกับการรักษาวินัยทางการเงินและการบัญชีอย่างเคร่งครัด โดยกำกับดูแลให้การเบิกจ่ายและการชดใช้เงินยืมเป็นไปตามกรอบระยะเวลาและวงเงินที่ได้รับอนุมัติ ตลอดจนสร้างระบบการตรวจสอบร่องรอยทางการเงิน (Audit Trail) ที่มีหลักฐานเชิงประจักษ์ครบถ้วน ซึ่งนับเป็นหัวใจสำคัญในการส่งเสริมความโปร่งใส ความพร้อมรับการตรวจสอบ และการบริหารงานตามหลักธรรมาภิบาลอย่างยั่งยืน