คำอธิบายศัพท์เฉพาะ

1. เงินสดย่อย (Petty Cash) เงินสดจำนวนหนึ่งที่หน่วยงานจัดตั้งไว้เพื่อสำรองจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายปลีกย่อย ค่าใช้จ่ายจำเป็นเร่งด่วน หรือค่าใช้จ่ายวงเงินเล็กน้อยในการจัดกิจกรรม/โครงการ ซึ่งไม่สะดวกหรือไม่เหมาะสมที่จะดำเนินการเบิกจ่ายผ่านระบบการจ่ายเงินตามขั้นตอนปกติ

2. ผู้ถือเงินสดย่อย / เจ้าหน้าที่เงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่การเงินที่ได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่ดูแล รักษา จัดเก็บ และอนุมัติจ่ายเงินสดย่อย รวมถึงตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลักฐานทางการเงิน และทำเรื่องขอเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อยตามระเบียบของหน่วยงาน

3. การเบิกเงินสดย่อย (Petty Cash Advance )กระบวนการขออนุมัติและรับเงินสดย่อยไปใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรม/โครงการ ตามวงเงินและวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุมัติไว้ในแผนการจัดกิจกรรม

4. การเคลียร์เงินสดย่อย  (Petty Cash Settlement ) กระบวนการนำเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นจริง (เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน) พร้อมเงินสดย่อยส่วนที่เหลือ (ถ้ามี) มาส่งมอบคืนให้แก่ผู้ถือเงินสดย่อย เพื่อสรุปยอดค่าใช้จ่ายและล้างภาระผูกพันทางการเงินให้ถูกต้องครบถ้วน

5. ใบสำคัญรับเงิน (Receipt Voucher)

เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินถูกต้องแล้ว ใช้ในกรณีที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินตามแบบพิมพ์ปกติได้ โดยต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินประกอบ

6. ใบเสร็จรับเงิน (Official Receipt)

เอกสารทางการเงินที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้แก่ผู้ชำระเงิน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการรับชำระเงิน ซึ่งต้องมีรายการสำคัญครบถ้วนตามที่ระเบียบการเงินกำหนด (เช่น ชื่อ-ที่อยู่ของผู้ขาย/ผู้ซื้อ รายการสินค้า/บริการ จำนวนเงิน วันที่ และลายมือชื่อผู้รับเงิน)

7. ใบสำคัญชดเชยเงินสดย่อย (Petty Cash Replenishment Voucher)

เอกสารรวบรวมรายการและหลักฐานการจ่ายเงินสดย่อยที่ผู้ถือเงินสดย่อยจัดทำขึ้น เพื่อขอเบิกเงินงบประมาณมาเติมคืนเข้ากองเงินสดย่อยให้เต็มตามจำนวนวงเงินที่กำหนดไว้

8. ร่องรอยการตรวจสอบทางการเงิน (Audit Trail)

ระบบบันทึกและลำดับขั้นตอนของเอกสารหลักฐานทางการเงินที่สามารถเชื่อมโยงและตรวจสอบย้อนกลับได้ ตั้งแต่ขั้นตอนการขออนุมัติ การจ่ายเงิน การรับเงิน จนถึงการบันทึกบัญชี เพื่อยืนยันความถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้