การกำหนดหัวเรื่องเป็นการรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศที่มีเนื้อหาในเรื่องเดียวกันมาอยู่ด้วยกันภายใต้คำ หรือวลีเดียวกัน หัวเรื่องนับเป็นเครื่องมือสำคัญในการให้บริการตอบคำถามแก่ผู้ใช้บริการห้องสมุด และหัวเรื่องก็เป็นหนทางที่ช่วยค้นหาทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว หัวเรื่องจึงเป็นทางเลือกอีกทางหนึ่งในการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศโดยอาศัยเนื้อหาเป็นหลัก
การกำหนดหัวเรื่องเป็นหน้าที่ของบรรณารักษ์ที่ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์หมวดหมู่ทรัพยากรสารสนเทศ โดยอาศัยหลักการว่าหัวเรื่องจะต้องสอดคล้องกับเลขหมู่ ทรัพยากรสารสนเทศเรื่องหนึ่ง ๆ อาจจะมีหัวเรื่องเพียงหนึ่งหัวเรื่อง หรือหลายหัวเรื่องก็ได้ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของบรรณารักษ์ หรือความจำเป็นในการศึกษาค้นคว้าของผู้ใช้บริการ แต่ต้องคำนึงถึงทรัพยากรสารสนเทศที่มีเนื้อหาอย่างเดียวกัน ต้องใช้หัวเรื่องเดียวกัน
ในการกำหนดหัวเรื่องใช้ ฐานข้อมูลหัวเรื่องภาษาไทยออนไลน์ (Online Thai Subject Headings) หรือคู่มือหัวเรื่องสำหรับหนังสือภาษาไทย และ Library of Congress Subject Headings PDF Files หรือ Library of Congress Subject Headings ฉบับพิมพ์ สำหรับหนังสือภาษาอังกฤษ เป็นคู่มือในการกำหนดหัวเรื่องเพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันกับห้องสมุดสถาบันอื่น ๆ และให้ผู้ใช้สามารถค้นหาทรัพยากรสารสนเทศได้ถึงแม้ว่าจะไม่ทราบชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง หรือรายละเอียดอื่น ๆ