ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเป็นห้องสมุดกลางของมหาวิทยาลัย มีหน้าที่สนับสนุนทรัพยากรสารสนเทศเพื่อส่งเสริมการเรียนการสอนและการวิจัยของมหาวิทยาลัย พนักงานและนักศึกษาของมหาวิทยาลัยจะมีสถานะเป็นสมาชิกของห้องสมุดโดยอัตโนมัติเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกและรายงานตัวตามระบบของมหาวิทยาลัย โดยผู้ดูแลระบบห้องสมุด (Admin) จะประสานข้อมูลบุคคลกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คือ ข้อมูลพนักงานจากส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กร และข้อมูลนักศึกษาจากศูนย์บริการการศึกษา โดยจะนำข้อมูลดังกล่าวมาปรับปรุงให้สามารถใช้งานได้กับระบบฐานข้อมูลของห้องสมุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ การดำเนินการดังกล่าวจะมีระยะเวลาที่ชัดเจนและอาจจะใช้เวลามากกว่า 1 เดือน เนื่องจากความแตกต่างของข้อมูลแต่ละระบบ
ฉะนั้น เพื่อให้บุคลากรใหม่สามารถใช้บริการต่างๆ ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาได้ทันกับความต้องการ โดยเฉพาะงานบริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการผ่านระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI Autolib โดยผู้ยืมจะต้องมีระเบียนข้อมูลบุคคลในระบบเพื่อสามารถทำรายการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศได้ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่บุคลากรใหม่ งานบริการผู้ใช้ จึงจัดทำคู่มือ "การสร้างระเบียนบุคลากรใหม่ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI Autolib" โดยแนะนำขั้นตอนวิธีการสร้างระเบียนสมาชิกใหม่ให้สามารถใช้บริการต่างๆ ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาได้ทันทีตามความต้องการ