- การติดต่อสำนักพิมพ์ในการบอกรับและต่ออายุสมาชิกวารสารจะต้องติดต่อสำนักพิมพ์ก่อนบอกรับสมาชิกไม่เกิน 10 วัน เนื่องจากหากติดต่อไว้เป็นเวลานานจะทำให้มีปัญหาเรื่องการปรับขึ้นราคาของวารสารบางรายชื่อหรือบางสำนักพิมพ์
- การส่งหลักฐานการจ่ายเงินในการบอกรับและต่ออายุสมาชิกวารสารจะต้องติดต่อกับสำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายภายใน 1 วันหลังชำระเงินเพื่อให้สำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายได้ดูหลักฐานว่าถูกต้องหรือไม่และใช้อ้างอิงเพื่อเป็นหลักฐานการออกใบเสร็จของสำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายรวมทั้งใช้เป็นหลักฐานในการเคลียร์เงินยืมทดรองกับส่วนการเงินและบัญชีได้อย่างถูกต้อง
- หลักฐานการชำระเงินการบอกรับและต่ออายุสมาชิกจะต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีเนื่องจากหากไม่ได้รับใบเสร็จต้องทำการทวงใบเสร็จรับเงินจากบริษัทหรือสำนักพิมพ์ใหม่จะต้องแนบหลักฐานการชำระเงินด้วยหากผ่านไปหลายวันสำนักงานพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายอาจไม่มีข้อมูลการชำระเงินประกอบแล้ว
- วารสารวิชาการบางรายชื่อที่จัดพิมพ์จากหน่วยงานทางราชการ หรือมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่จะได้รับใบเสร็จรับเงินช้ามากหรือไม่ได้รับใบเสร็จตามระยะเวลา จะต้องดำเนินการทวงทันทีเมื่อทำการบอกรับและต่ออายุไปไม่ควรเกิน 10 วัน/ครั้ง
- ใบเสร็จรับเงินของสำนักพิมพ์หรือตัวแทนจำหน่ายจะต้องตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้องและครบถ้วนตามระเบียบของส่วนการเงินและบัญชี หากไม่ถูกต้องต้องดำเนินการขอใบเสร็จใหม่จากสำนักพิมพ์ ซึ่งอาจทำให้เกินกำหนดเวลาการคืนเงินยืมทดรองจากส่วนการเงินและบัญชี