ผังงานและขั้นตอนการปฎิบัติงาน

ผังงาน  การบอกรับและต่ออายุสมาชิกวารสารภาษาไทย

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. รวบรวมรายชื่อวารสารที่บอกรับและต่ออายุสมาชิกทั้งหมดในแต่ละเดือนพร้อมทำลิสต์รายการ 

     1.1 ตัวอย่างรายชื่อวารสารที่บอกรับในแต่ละเดือน

2. ตรวจสอบรายชื่อวารสารที่บอกรับและต่ออายุทั้งหมดกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ  WALAI Autolib

     2.1 เข้าสู่หน้า Dashboard ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib

     2.2 เลือก "เมนู Serial Control"  และ เลือก "จัดการทะเบียนวารสาร" เลือก "ลงทะเบียนแบบปกติ"

    2.3 การสืบค้นรายชื่อวารสารในระบบฐานข้อมูล 

3. กรณีตรวจสอบรายชื่อวารสารมีในระบบฐานข้อมูล ดำเนินการต่ออายุสมาชิกวารสาร โดยการติดต่อสำนักพิมพ์เพื่อขอรายละเอียดต่าง ๆ เช่น อัตราค่าสมาชิก การชำระเงิน ค่าธรรมเนียมในการจัดส่ง และกรอกแบบฟอร์มการต่ออายุสมาชิก พร้อมรวบรวมรายละเอียดเพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งงบประมาณการจัดซื้อ

4. กรณีตรวจสอบรายชื่อวารสารแล้วไม่มีในระบบฐานข้อมูล ดำเนินการบอกรับสมาชิกใหม่ โดยติดต่อสำนักพิมพ์หรือสืบค้นข้อมูลหารายละเอียดทาง Internet เพื่อรวบรวมรายละเอียด ตามข้อที่ 3 

     4.1 ตัวอย่างการตรวจสอบรายชื่อวารสารไม่มีในระบบฐานข้อมูล

     4.2 ตัวอย่างการค้นหารายละเอียดและแบบฟอร์มการสมัครสมาชิกวารสารจาก "Internet"

     4.3 แบบฟอร์มที่ได้จากการสืบค้นทาง "Internet"

5. รวบรวมรายละเอียดวารสารที่บอกรับและต่ออายุสมาชิกทั้งหมดเพื่อจัดตั้งงบประมาณในการจัดซื้อ

     5.1 ตัวอย่างการรวบรวมรายละเอียดเพื่อตั้งงบประมาณในการจัดซื้อ

6. ขออนุมัติจัดซื้อ ผ่านระบบ WU DOMS  เสนอผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้นการพิจารณาและอนุมัติ

   6.1 ผังงาน รายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ผ่านระบบ WU DOMS

7. เมื่อผู้บังคับบัญชาอนุมัติงบประมาณการจัดซื้อ ดำเนินการยืมเงินทดรองผ่านระบบ WU DOMS กับส่วนการเงินและบัญชี

     7.1 เข้าสู่หน้า Dashboard ระบบ WU DOMS

     7.2  คลิกเลือก "ข้อความมาตรฐาน" เลือกหัวข้อ "ยืมเงินทดรอง"

    7.3 ภาพแสดงตัวอย่างหนังสือการยืมเงินทดรองในระบบ WU DOMS

    7.4  ภาพแสดงลำดับขั้นการพิจารณาและอนุมัติการจัดซื้อวารสารผ่านระบบ WU DOMS

 

8. หลังได้รับการอนุมัติงบประมาณ ดำเนินการชำระค่าสมาชิกวารสารโดยวิธี "โอนเงิน หรือ จัดส่งทางธนาณัติ" ตามรายละเอียดแบบฟอร์มที่ได้จากสำนักพิมพ์

     8.1 ภาพตัวอย่างกรณีโอนเงินให้กับทางสำนักพิมพ์ โดยโอนเงินผ่านบัญชีตนเองซึ่งจะไม่มีค่าธรรมเนียมในการโอน

    8.2 ภาพตัวอย่างกรณีจัดส่งเงินธณาณัติให้กับทางสำนักพิมพ์

9. หลังชำระเงิน ส่งหลักฐานให้กับทางสำนักพิมพ์เพื่อยืนยันการบอกรับและต่ออายุสมาชิกโดยการจัดส่งทาง e-mail หรือจัดส่งทางจดหมาย (กรณีชำระเงินค่าสมาชิกเป็นธนาณัติ)

     9.1 ตัวอย่างแบบฟอร์มการส่งหลักฐานการชำระเงินให้กับสำนักพิมพ์ทาง e-mail

10. รอรับใบเสร็จจากสำนักพิมพ์ พร้อมตรวจสอบรายละเอียดใบเสร็จให้ถูกต้องตามระเบียบที่มหาวิทยาลัยกำหนดจนครบทุกฉบับเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคืนเงินยืมทดรอง

     10.1 ตัวอย่างใบเสร็จจากสำนักพิมพ์ที่สมบูรณ์และถูกต้อง

11. หากไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินหรือได้รับล่าช้า ดำเนินการทวงโดยการติดต่อสำนักพิมพ์ทางโทรศัพท์หรือทาง e-mail ทุก ๆ สัปดาห์จนกว่าจะได้รับใบเสร็จรับเงินครบทุกฉบับ

     11.1 ภาพตัวอย่างการทวงใบเสร็จรับเงินจากสำนักพิมพ์ทาง e-mail

12. เมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินครบทุกฉบับแล้ว ดำเนินการคืนเงินทดรองผ่านระบบ WU DOMS พร้อมเอกสารหลักฐานตัวจริงกับส่วนการเงินและบัญชีพร้อมแนบรายละเอียดค่าใช้จ่ายและคืนเงิน (กรณีมีเงินหลือจากค่าใช้จ่ายจริง) ให้กับมหาวิทยาลัย ภายใน 60 วันนับจากวันยืมเงินทดรอง

     12.1 ภาพตัวอย่างใบคืนเงินทดรองผ่านระบบ WU DOMS