งานพัสดุและจัดซื้อจัดจ้าง ฝ่ายบริหารทั่วไปและธุรการ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างให้กับหน่วยงาน เป็นไปด้วยความเรียบร้อย เหมาะสม และมีประสิทธิภาพ ซึ่งเมื่อศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาได้รับการจัดสรรงบประมาณจากมหาวิทยาลัยประมาณเดือนกันยายน-ตุลาคม ของทุกปี งานจัดซื้อจะรับทราบถึงงบประมาณและกิจกรรมหลักทั้งหมดของหน่วยงานเพื่อการวางแผนการจัดซื้อล่วงหน้า แต่ในปัจจุบันพบว่าการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุและครุภัณฑ์มักไม่เป็นไปตามแผน ซึ่งอาจเกิดจากปัจจัยเสี่ยงหลายๆ เรื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจง (กรณีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท) มักจะเป็นวิธีการที่ใช้บ่อยเนื่องจากการจัดซื้อในวงเงินไม่สูง แต่ถึงอย่างไรก็ตาม ยังมีขั้นตอนของการเตรียมเอกสารและมีกระบวนการต่างๆ อีกหลายขึ้นตอน รวมทั้งต้องอาศัยการประสานงานกับส่วนพัสดุเพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างถูกต้องและราบรื่น และมีมาตรฐานตามระเบียบพัสดุฯ แห่งพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 และระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัดสุภาครัฐ พ.ศ. 2560
คู่มือการปฏิบัติงานการเตรียมเอกสารก่อนการจัดทำใบขอซื้อขอจ้าง (PR)โดยวิธีเฉพาะเจาะจง (กรณีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท) จึงเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งที่ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานจัดซื้อจัดจ้างมีแนวทางในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และไม่ขัดแย้งกับระเบียบฯ