ปัญหาและอุปสรรคที่มักพบ
- การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างไม่ครบถ้วนตามระเบียบข้อ 22 เช่น ขาดเหตุผลความจำเป็น หรือระบุรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะไม่ชัดเจน ทำให้ต้องแก้ไขและเสียเวลาซ้ำหลายครั้ง
- หน่วยงานผู้ใช้พัสดุส่งบันทึกขอซื้อขอจ้างล่าช้าหรือกระชั้นชิดกับวันที่ต้องใช้งาน ทำให้เจ้าหน้าที่พัสดุมีเวลาดำเนินการไม่เพียงพอ
- การสืบราคาหรือกำหนดราคากลางใช้เวลานาน โดยเฉพาะพัสดุที่มีความเฉพาะเจาะจงหรือมีผู้ขายน้อยราย
- ผู้ตรวจรับพัสดุติดภารกิจอื่น ทำให้การตรวจรับพัสดุล่าช้ากว่าระยะเวลาที่กำหนด
- เจ้าหน้าที่พัสดุมีปริมาณงานมากและมีจำนวนไม่เพียงพอ ประกอบกับมีการโยกย้ายบุคลากรบ่อยครั้ง ทำให้ขาดความต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน
แนวทางแก้ไขปัญหา
- จัดทำแบบฟอร์มมาตรฐาน (Checklist) สำหรับบันทึกขอซื้อขอจ้างและรายงานขอซื้อขอจ้าง เพื่อให้ผู้ขอใช้พัสดุและเจ้าหน้าที่พัสดุกรอกข้อมูลได้ครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก
- กำหนดระยะเวลาล่วงหน้าขั้นต่ำในการส่งบันทึกขอซื้อขอจ้าง (เช่น ไม่น้อยกว่า 5-7 วันทำการก่อนวันที่ต้องใช้พัสดุ) และประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานผู้ใช้พัสดุทราบและถือปฏิบัติ
- จัดทำและปรับปรุงฐานข้อมูลราคากลาง/ราคาอ้างอิงของพัสดุที่จัดซื้อจัดจ้างเป็นประจำ เพื่อลดระยะเวลาในการสืบราคาในแต่ละครั้ง
- แต่งตั้งผู้ตรวจรับพัสดุสำรอง หรือกำหนดผู้รักษาราชการแทน เพื่อไม่ให้การตรวจรับพัสดุหยุดชะงักเมื่อผู้ตรวจรับหลักติดภารกิจ
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้ให้เป็นปัจจุบันและจัดฝึกอบรมเจ้าหน้าที่พัสดุอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสร้างความต่อเนื่องในการปฏิบัติงานแม้มีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร
- จัดทำระบบทะเบียนคุมเอกสารและจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ตามปีงบประมาณและประเภทพัสดุ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและรองรับการตรวจสอบ
ข้อเสนอแนะ
1. ควรพิจารณานำระบบสารสนเทศหรือโปรแกรมสำเร็จรูปด้านพัสดุมาใช้ในการจัดทำและติดตามรายงานขอซื้อขอจ้าง เพื่อลดขั้นตอนที่ ใช้เอกสารกระดาษและเพิ่มความรวดเร็วในการตรวจสอบ
2. ควรจัดอบรมให้ความรู้ด้านกฎหมายและระเบียบพัสดุแก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขระเบียบ หรือวงเงินที่เกี่ยวข้อง
3. ควรมีการสื่อสารสร้างความเข้าใจแก่หน่วยงานผู้ใช้พัสดุเกี่ยวกับขั้นตอนและระยะเวลาที่ต้องใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อให้ วางแผนการขอใช้พัสดุล่วงหน้าได้อย่างเหมาะสม