การติดตามและประเมินผลขั้นตอนการคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน มีรายละเอียดและสามารถตรวจสอบได้ ดังนี้
5.1 การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลลงระบบ/โปรแกรม : ต้องบันทึกข้อมูลการส่งคืนต้นฉบับข้อสอบเก่าลงในระบบ/โปรแกรม Excel ทุกครั้ง
- ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของรหัสวิชา ชื่ออาจารย์ผู้สอน และเลขที่รับข้อสอบ ในไฟล์ Microsoft Excel ให้ตรงกับเอกสารฉบับจริงก่อนเริ่มกระบวนการนำส่งทุกครั้ง
- หัวหน้างานตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลก่อนจัดทำบันทึกข้อความส่ง DOMS ทุกครั้งเพื่อป้องกันเอกสารตกหล่น
5.2 การติดตามสถานะการอนุมัติบันทึกข้อความ
- ติดตามบันทึกข้อความในระบบ DOMS ให้ได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯและลงรับจากหน่วยงานปลายทางตามระยะเวลาที่กำหนด
- กรณีพบปัญหา เช่น ส่งคืนล่าช้า ไม่ครบถ้วน หรือไม่มีผู้รับข้อสอบคืน ให้บันทึกเหตุผลและรายงานหัวหน้างานเพื่อหาแนวทางแก้ไขต่อไป
5.3 การติดตามตรวจสอบหลังการนำส่งคืน
- ตรวจสอบความสมบูรณ์ของ "ใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า" ว่ามีลายเซ็นผู้รับคืนอย่างถูกต้องครบถ้วน)
- ติดตามให้เจ้าหน้าที่นำใบลงนามที่ผ่านการเซ็นรับแล้ว กลับมาจัดเก็บเข้าแฟ้มงานให้ครบทุกสำนักวิชาภายในเวลาที่กำหนดหลังจากนำส่ง
5.4 การตรวจสอบและจัดเก็บเอกสารหลักฐาน
- ตรวจสอบแฟ้มจัดเก็บบันทึกข้อความ ใบลงนามรับ และไฟล์สแกน PDF ให้มีการจัดเก็บตามปีการศึกษาและสำนักวิชา เพื่อให้สามารถสืบค้นข้อมูลย้อนหลังได้
- อัพเดตสถานะการบันทึกข้อมูลระยะเวลาการดำเนินงานลงใน Google Sheets ให้เป็นปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในการติดตามและประเมินประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวม
5.5 การประเมินผลการดำเนินงาน
- สรุปจำนวนวิชาที่ส่งคืนสำเร็จและรายวิชาที่ส่งคืนไม่สำเร็จ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา หาจุดที่ต้องปรับปรุง และแก้ไขในภาคการศึกษาถัดไป