“พนักงานมหาวิทยาลัย” หมายถึง พนักงานและลูกจ้างมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และให้หมายรวมถึงบุคลากรของหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นตามมติสภามหาวิทยาลัยด้วย ตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ว่าด้วยเครื่องแบบของพนักงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ.2558 ข้อที่ 5 และข้อ 17 ให้พนักงานแต่งกายชุดปกติขาวสำหรับถ่ายรูปติดบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐให้ถูกต้องตามข้อบังคับที่กำหนด
“บัตรประจำตัวของพนักงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์” หมายถึง บัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ ประเภทพนักงานองค์การของรัฐ สังกัดมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ตามพระราชบัญญัติบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ พ.ศ. 2542 และบัตรประจำตัวลูกจ้างชั่วคราวของมหาวิทยาวลัยลักษณ์
“ชุดปกติขาว” หมายถึง ชุดปกติขาวตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ว่าด้วยเครื่องแบบของพนักงานมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ. 2558
"ชุดสุภาพ" หมายถึง ชุดสูท หรือเครื่องแต่งกายสุภาพตามแบบสากลนิยมสำหรับกลุ่มพนักงานอื่นที่มิได้ระบุเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐแต่งมาเพื่อถ่ายภาพ
“ภาพถ่ายติดบัตร” หมายถึง ภาพถ่ายสำหรับติดบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่รัฐ และบัตรประจำตัวลูกจ้างชั่วคราวของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เป็นภาพหน้าตรง ไม่สวมหมวก แต่งกายด้วยชุดปกติขาว หรือชุดสุภาพ มีขนาดภาพ 2.5 x 3 เซนติเมตร หรืออัตราส่วนภาพเดียวกัน คือ 1:2
"อัตราส่วนภาพ (Aspect Ratio)" หมายถึง ความสัมพันธ์ของความยาวด้านกว้าง (wide: W) และความสูง (Height: H) ของภาพ ซึ่งมีหลายอัตราส่วนขึ้นกับการใช้งาน แต่สำหรับงานภาพถ่ายบุคคลคนเพื่อทำบัตรฯ อัตราส่วนภาพ คือ 1:2 คนละขนาดกับภาพถ่าย 1 นิ้วทั่วไปที่ อัตราส่วน คือ 1:3
"ขนาดรูปภาพ" หมายถึง ขนาดความกว้างและความสูงของภาพถ่าย ส่งผลต่อความละเอียดของภาพ และขนาดไฟล์ภาพ เช่น ขนาดรูปภาพถ่ายติดบัตร 2.5 x 3 เซนติเมตร ขนาดรูปใหญ่ขึ้นอาจจะเป็น 5 x 6 นิ้ว, 10 x 12 นิ้ว หรือ 20 x 24 นิ้ว ขนาดส่งผลต่อการอัดขยายภาพ และ size ไฟล์ภาพ
“ไฟล์ภาพ” หมายถึง ไฟล์ดิจิทัลภาพถ่ายบุคคล และ/หรือไฟล์ภาพชุดสูท ชุดปกติขาว รวมถึงเครื่องแบบการแต่งกายชุดปกติขาวที่ใช้ในงานภาพถ่ายบุคคลเพื่อใช้ทำบัตรฯ
"ไฟล์ภาพนามสกุล .jpg .jpeg" สำหรับใช้จัดเก็บไฟล์ภาพถ่ายบุคคล ขนาดไฟล์ภาพจะสัมพันธ์กับขนาดรูปภาพ และการอัดขยายภาพ ยิ่งขนาดไฟล์ใหญ่เท่าใดก็จะกินพื้นที่การจัดเก็บ รวมถึงสามารถนำไปอัดขยายได้ใหญ่มากขึ้น
"ไฟล์ภาพนามสกุล .png" สำหรับชุดปกติขาว ชุดสูท องค์ประกอบของเครื่องแต่งกายชุดปกติขาวที่เตรียมไว้เพื่อการแก้ไขตกแต่งไฟล์ภาพ
“โปรแกรม Adobe Photoshop” หมายถึง โปรแกรมประยุกต์ที่มีลิขสิทธิ์ ใช้สำหรับแก้ไขและตกแต่งรูปภาพสำหรับมืออาชีพ ผลิตโดยบริษัท Adobe Systems
"คลังจัดเก็บภาพถ่ายบุคคล", "โฟลเดอร์ (folder) ภาพถ่ายบุคคลฯ" หมายถึง โฟลเดอร์ที่ใช้จัดเก็บภาพถ่ายบุคคลที่ถ่ายโดยงานผลิตสื่อการศึกษาเพื่อการเรียนการสอน หรือที่ได้รับมา โดยจัดเก็บเป็นโฟลเดอร์ย่อยตามหน่วยงาน เช่น สำนักวิชา ศูนย์ ส่วน เป็นต้น หรือจัดเก็บเป็นคณะ หรือตามวาะพิเศษ เช่น คณะผู้บริหาร คณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย เพื่อให้สะดวกต่อการสืบค้น เรียกใช้งาน