ข้อสอบเก่าขอคืน

1. บันทึกข้อมูลระยะเวลาในการดำเนินงาน ลงในระบบ/โปรแกรม Google Sheets

     บันทึกข้อมูลระยะเวลาในการจัดทำทุกกระบวนการ รวมไปถึงระยะเวลาในการ “นำส่งคืนต้นฉบับข้อสอบเก่า” ลงในระบบ/โปรแกรม Google Sheets เพื่อเป็นหลักฐานเพื่อให้ง่ายในการติดตามและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังต่อไป

1.1) ตัวอย่าง การบันทึกข้อมูลระยะเวลาในการจัดทำ “การส่งข้อสอบเก่าคืนสำนักวิชา แต่ละปีการศึกษา” (Google Sheets)

1. เข้าระบบบริหารการจัดการสำนักงานดิจิทัล (WU DOMS) https://doms.wu.ac.th/

2. โปรแกรม Microsoft Excel

ตัวอย่าง การบันทึกรายละเอียดข้อสอบเก่าขอคืนลง Microsoft Excel

3. โปรแกรม Google Sheets

ตัวอย่าง การบันทึกข้อมูลขั้นตอนการปฏิบัติงาน “การส่งข้อสอบเก่าคืนสำนักวิชาปีการศึกษา”
 

1. การนำส่งคืนต้นฉบับข้อสอบเก่า ให้ทางสำนักวิชา

     เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการนำส่งต้นฉบับข้อสอบเก่าให้กับอาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานรายวิชา ซึ่งมีซองข้อสอบและใบเลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า ที่มีรหัสวิชาและชื่ออาจารย์ คืนไปยังสำนักวิชา/วิทยาลัย โดยให้ผู้รับคืนลงนามในใบลงนามที่แนบไป และนำกลับมาจัดเก็บ  จำนวน 1 ฉบับ ซึ่งใบลงนามอีก 1 ฉบับจะส่งคืนให้ผู้รับต้นฉบับไว้เพื่อเป็นหลักฐานเช่นกัน

1.1) ตัวอย่าง ใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่าที่เซ็นรับเรียบร้อยแล้ว
 

1. ระเบียบมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2562

2. พระราชบัญญัติ ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 เล่ม 118 ตอนที่ 112 ก

3. ประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เร่ือง การแบ่งส่วนงานของสำนักงานอธิการบดี สำนักวิชา ศูนย์ สถาบัน หรือหน่วยงานที่เรียกชื่อ อย่างอื่น พ.ศ.2562. (2562).
สืบค้นจาก  https://drive.google.com/file/d/1fUB9WrU_gvY-_xJx3ydaZ1bxRXqCVHU2/view

4. ประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เร่ือง มาตรฐานกำหนดตำแหน่งพนักงานและลูกจ้าง มหาวิทยาลัยวลัย ลักษณ์ พ.ศ. 2563. (2563).
สืบค้นจาก  https://drive.google.com/file/d/1lLSQi3aofpERtvDVhazqhoy1vH1_1XRD/view
 

1) การจัดเตรียมเอกสารก่อนส่งคืน

     เมื่อหนังสือบันทึกข้อความผ่านการอนุมัติจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ให้ผู้ปฏิบัติงานสำเนาบันทึกข้อความ และ แบบฟอร์มใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า ที่มีรหัสวิชาและชื่ออาจารย์ สำนักวิชาละ 2 ฉบับ จากนั้นแนบไปกับซองต้นฉบับข้อสอบเก่า เพื่อเตรียมนำส่งคืนไปยังสำนักวิชา/วิทยาลัย

1.1) ตัวอย่างสำเนาแบบฟอร์มใบลงนามรับต้นฉบับที่มีรหัสวิชาและชื่ออาจารย์

1.1) ตัวอย่างการแนบใบลงนามรับต้นฉบับ ไปกับซองต้นฉบับข้อสอบเก่า เพื่อเตรียมนำส่งคืนไปยังสำนักวิชา/วิทยาลัย

          การติดตามและประเมินผลขั้นตอนการคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน มีรายละเอียดและสามารถตรวจสอบได้ ดังนี้

5.1 การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลลงระบบ/โปรแกรม : ต้องบันทึกข้อมูลการส่งคืนต้นฉบับข้อสอบเก่าลงในระบบ/โปรแกรม Excel ทุกครั้ง

• ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของรหัสวิชา ชื่ออาจารย์ผู้สอน และเลขที่รับข้อสอบ ในไฟล์ Microsoft Excel ให้ตรงกับเอกสารฉบับจริงก่อนเริ่มกระบวนการนำส่งทุกครั้ง 
• หัวหน้างานตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลก่อนจัดทำบันทึกข้อความส่ง DOMS ทุกครั้งเพื่อป้องกันเอกสารตกหล่น

5.2 การติดตามสถานะการอนุมัติบันทึกข้อความ

• ติดตามบันทึกข้อความในระบบ DOMS ให้ได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯและลงรับจากหน่วยงานปลายทางตามระยะเวลาที่กำหนด
• กรณีพบปัญหา เช่น ส่งคืนล่าช้า ไม่ครบถ้วน หรือไม่มีผู้รับข้อสอบคืน ให้บันทึกเหตุผลและรายงานหัวหน้างานเพื่อหาแนวทางแก้ไขต่อไป

5.3 การติดตามตรวจสอบหลังการนำส่งคืน

• ตรวจสอบความสมบูรณ์ของ "ใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า" ว่ามีลายเซ็นผู้รับคืนอย่างถูกต้องครบถ้วน)
• ติดตามให้เจ้าหน้าที่นำใบลงนามที่ผ่านการเซ็นรับแล้ว กลับมาจัดเก็บเข้าแฟ้มงานให้ครบทุกสำนักวิชาภายในเวลาที่กำหนดหลังจากนำส่ง

5.4 การตรวจสอบและจัดเก็บเอกสารหลักฐาน

• ตรวจสอบแฟ้มจัดเก็บบันทึกข้อความ ใบลงนามรับ และไฟล์สแกน PDF ให้มีการจัดเก็บตามปีการศึกษาและสำนักวิชา เพื่อให้สามารถสืบค้นข้อมูลย้อนหลังได้
• อัพเดตสถานะการบันทึกข้อมูลระยะเวลาการดำเนินงานลงใน Google Sheets ให้เป็นปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในการติดตามและประเมินประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวม

5.5 การประเมินผลการดำเนินงาน

• สรุปจำนวนวิชาที่ส่งคืนสำเร็จและรายวิชาที่ส่งคืนไม่สำเร็จ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา หาจุดที่ต้องปรับปรุง และแก้ไขในภาคการศึกษาถัดไป
   

1) การจัดทำหนังสือบันทึกข้อความผ่านระบบ WUDOMS

     เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง จัดทำหนังสือบันทึกข้อความ "แจ้งส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ" ไปยังสำนักวิชาที่อาจารย์ประจำวิชาขอข้อสอบคืน โดยแนบข้อมูลรายละเอียดที่บันทึกไว้ จากไฟล์ Excel จากนั้นรอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาอนุมัติหนังสือ และดำเนินการส่งหนังสือบันทึกข้อความผ่านระบบ Doms ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

1.1) ตัวอย่างบันทึกข้อความ "แจ้งส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ" (สำนักศิลปศาสตร์)

1) บันทึกและจัดเก็บข้อมูลลงโปรแกรม Microsoft Excel 

     บันทึกข้อมูลต้นฉับบข้อสอบเก่าลงในโปรแกรม Microsoft (excel) เฉพาะข้อสอบเก่าที่ขอคืนต้นฉบับ โดยแยกแต่ละ Sheets ตามสำนักวิชา

• ข้อมูลที่บันทึกประกอบด้วย: ลำดับที่ รหัสวิชา ชื่ออาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานรายวิชา และเลขที่รับข้อสอบ โดยรันชื่ออาจารย์ผู้สอน และเลขที่รับข้อสอบตามลำดับ

1.1) การบันทึกข้อมูลรายวิชาขอต้นฉบับคืน (แยก Sheets ตามสำนักวิชา)

2) บันทึกข้อมูลเป็น PDF โดยแยกไฟล์แต่ละสำนักวิชา

     บันทึกข้อมูล (Save) เป็น PDF โดยแยกไฟล์ออกให้เป็นแต่ละสำนักวิชา เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปแนบส่งเอกสารในระบบ Doms

2.1) การบันทึกข้อมูลรายวิชาขอต้นฉบับเก่าขอคืน (ไฟล์แยกแต่ละสำนัก)