การปฏิบัติงานเกี่ยวกับบริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL (Inter Library Loan) ในส่วนของการยืมหนังสือ จะมี 2 ขั้นตอนใหญ่ ๆ ดังนี้
1.ผู้ขอใช้บริการ
ผังงานสำหรับผู้ขอใช้บริการ ILL
ขั้นตอนการขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL สำหรับ ผู้ใช้บริการ
1. ผู้ใช้บริการทำการสืบค้นหนังสือที่ต้องการยืมจากฐานข้อมูล OPAC / EDS ของห้องสมุด ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาที่ library.wu.ac.th
2. หากพบว่า มีตัวเล่มหนังสือ ที่ต้องการยืมให้บริการในห้องสมุด ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา แจ้งหมวดหมู่ผู้ใช้ให้ไปดำเนินการหยิบตัวเล่มจากชั้นเพื่อทำการยืมได้เลย
3. หากพบว่า ไม่มีตัวเล่มหนังสือ ที่ต้องการยืม ให้ทำการกรอกแบบฟอร์มออนไลน์คำร้องขอใช้บริการ โดยไปเลื่อกที่หัวข้อ บริการ – Service แล้วเลือก บริการยืมระหว่างห้องสมุด - Inter Library Loan เพื่อทำการกรอกข้อมูลรายละเอียดของหนังสือที่ต้องการใช้บริการลงในแบบฟอร์มออนไลน์ (หากยังไม่ได้สม้คร ให้ทำการสมัครให้เรียบร้อยก่อนโดยคลิกที่ 'create account')
4. เสร็จสิ้นกระบวนการ
ภาพที่ 1 เลือกที่หัวข้อ "บริการ"
ภาพที่ 2 เลือกหัวข้อบริการยืมระหว่างห้องสมุด ทำการกรอก Username & Password (กรณีสมัครแล้ว)
ภาพที่ 3 หากยังไม่สมัคร ให้กดเลือกที่ 'create account' เพื่อทำการสมัคร
ภาพที่ 4 เข้าสู่ระบบข้อมูลผู้ใช้งาน
ภาพที่ 5 แบบฟอร์มออนไลน์สำหรับกรอกข้อมูลหนังสือ
2. ผู้ให้บริการ
ผังงานขั้นตอนการรับคำขอจากผู้ใช้บริการ
ขั้นตอนการขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL สำหรับ ผู้ให้บริการ
1. กรณีขอยืมตัวเล่มจากมหาวิทยาลัยในเครือข่าย
1.1 รับคำขอใช้บริการ ซึ่งอาจจะมาช่องทางต่าง ๆ ได้แก่ อีเมล ข้อความทางช่องแชทเพจ หรือจากระบบยืมระหว่างห้องสมุด ที่พัฒนาโดยกลุ่ม PULINET
1.2 ตรวจสอบผู้ขอใช้บริการว่าเป็นสมาชิกของห้องสมุดหรือไม่ (บุคคลภายนอกไม่ให้บริการ)
1.3 ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือกับระบบ OPAC และฐานข้อมูลของศูนย์บรรณสารฯ อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือเล่มที่ขอมานั้น ไม่มีในห้องสมุดของเรา
1.4 แจ้งผู้ขอใช้บริการให้รับทราบโดยทันทีว่า ทางห้องสมุดได้รับคำขอยืมหนังสือของท่านแล้ว กำลังดำเนินการให้ตามขั้นตอน (แจ้งทาง e-mail, โทรศัพท์)
ผังงานขั้นตอนการขอใช้บริการไปยังห้องสมุดเจ้าของตัวเล่มหนังสือ
2. สืบค้นหนังสือที่ผู้ใช้ต้องการตามคำขอ ในช่องทาง EDS และ PULINET
2.1 เมื่อพบข้อมูลตัวเล่มแล้ว ส่งคำขอใช้บริการไปยังห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรผ่านทางระบบ e-mail (กรณีพบว่ามีในหลายห้องสมุด ก็ขึ้นกับบรรณารักษ์ผู้ให้บริการจะพิจารณาว่าจะเลือกใช้บริการจากห้องสมุดมหาวิทยาลัยใด)
2.2 ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรรับเรื่องและแจ้งผลกลับมาให้เราทราบ หากไม่มีปัญหาใดก็จะดำเนินการจัดส่งตัวเล่มทาง EMS พร้อมกับแจ้งค่าบริการ เลขบัญชีธนาคารให้เราทราบ
2.3 รอรับตัวเล่ม (จากระบบไปรษณีย์)
2.4 เมื่อได้รับตัวเล่มแล้ว ติดต่อผู้ขอใช้บริการทาง e-mail , โทรศัพท์เพื่อให้มารับตัวเล่ม พร้อมแจ้งค่าบริการ วันที่ต้องนำตัวเล่มมาส่งคืน และต้องเน้นย้ำกำชับให้รักษาตัวเล่มเป็นอย่างดี ไม่ทำให้สูญหายหรือชำรุด
ผังงานขั้นตอนการชำระค่าบริการและการส่งคืนตัวเล่มคืนห้องสมุดเจ้าของ
3. การโอนชำระเงินและการส่งตัวเล่มคืนเจ้าของห้องสมุดทรัพยากร
3.1 ผู้ใช้บริการโอนชำระเงิน และส่งหลักฐานสลิปโอนเงินให้เรา
3.2 บรรณารักษ์ส่งหลักฐานสลิปโอนที่ได้รับไปยังห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรเพื่อให้ออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้ใช้บริการ พร้อมตอบแบบประเมินความพึงพอใจให้ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากร
3.3 เมื่อได้ใบเสร็จรับเงิน ให้ส่งไปยังผู้ขอใช้บริการรายนั้น ๆ
4. ก่อนถึงวันครบกำหนดส่ง ผู้ใช้บริการมาคืนตัวเล่ม (ตามที่แจ้งในข้อ 2.4) เจ้าหน้าที่ธุรการงาน ILL ดำเนินการจัดส่งตัวเล่มหนังสือผ่านทางระบบไปรษณีย์แบบ EMS กลับคืนไปให้ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากร
5. เสร็จสิ้นขั้นตอนงานขอยืมตัวเล่มระหว่างห้องสมุด