การประเมินผลการจำหน่ายหนังสือออกจะพิจารณาข้อมูลทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของหนังสือ ไม่ใช่เฉพาะข้อมูลสถิติการยืมเพียงอย่างเดียว โดยพิจารณาร่วมกับความจำเป็น ความทันสมัยของเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตร และการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย และความต้องการของผู้ใช้บริการเป็นหลักสำคัญ
ตารางการติดตามและประเมินผล
| ประเด็นติดตาม และประเมินผล |
ตัวชี้วัด/วิธีประเมิน | ค่าเป้าหมายหรือเกณฑ์ พิจารณา | ผู้รับผิดชอบ | ระยะเวลา |
| การดำเนินงานตามแผน | ตรวจสอบว่ามีการกำหนดแผนงาน รอบดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบ และดำเนินการครบตามแผน | ดำเนินงานได้ตามแผนที่กำหนดไม่น้อยกว่าร้อยละ 90 | หัวหน้าโครงการ/บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ | อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อสิ้นสุดรอบดำเนินงาน |
| การสำรวจหนังสือ | ตรวจสอบจำนวนหนังสือที่ได้รับการสำรวจ เทียบกับจำนวนหนังสือในหมวดหรือพื้นที่เป้าหมาย | สำรวจหนังสือในกลุ่มเป้าหมายครบถ้วนตามแผนที่กำหนด | บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ | ระหว่างดำเนินงาน |
| ความถูกต้องของการคัดเลือก | สุ่มตรวจรายการหนังสือที่เสนอจำหน่ายออก โดยตรวจสอบข้อมูลบรรณานุกรม สถิติการใช้งาน สภาพเล่ม และเหตุผลการคัดออก | รายการมีข้อมูลและเหตุผลประกอบครบถ้วน ถูกต้องไม่น้อยกว่าร้อยละ 95 | หัวหน้าโครงการ/บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ | ก่อนเสนออนุมัติ |
| ความเหมาะสมของเกณฑ์การคัดออก | พิจารณาว่าหนังสือที่จำหน่ายออกเข้าเกณฑ์ เช่น ชำรุดมาก เนื้อหาล้าสมัย ไม่มีการใช้งาน มีฉบับซ้ำเกินความจำเป็น หรือมีฉบับใหม่ทดแทน | หนังสือที่จำหน่ายออกทุกรายการต้องมีเหตุผลตามเกณฑ์ที่กำหนด | บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบและคณะกรรมการ | ก่อนอนุมัติจำหน่าย |
| การอนุมัติและเอกสารหลักฐาน | ตรวจสอบบัญชีรายชื่อ หนังสือขออนุมัติ คำสั่ง/บันทึกอนุมัติ และหลักฐานการจำหน่ายออก | เอกสารครบถ้วน ลงนาม/อนุมัติตามอำนาจหน้าที่ร้อยละ 100 | คณะกรรมการ | ก่อนและหลังการจำหน่าย |
| การปรับปรุงข้อมูลในระบบ | ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างหนังสือที่ได้รับอนุมัติจำหน่ายออกกับสถานะในระบบห้องสมุดอัตโนมัติและทะเบียนทรัพยากร | ปรับปรุงสถานะและตัดทะเบียนครบถ้วน ถูกต้องร้อยละ 100 | คณะกรรมการ | ภายในระยะเวลาที่หน่วยงานกำหนดหลังอนุมัติ |
| การจัดการหนังสือที่จำหน่ายออก | ตรวจสอบการคัดแยก การประทับตรา/ทำเครื่องหมาย และวิธีดำเนินการกับหนังสือ เช่น บริจาค ขาย หรือรีไซเคิล ตามระเบียบ | หนังสือที่จำหน่ายออกได้รับการจัดการตามระเบียบ และไม่ปะปนกับหนังสือให้บริการ | คณะกรรมการ | หลังปรับปรุงข้อมูลในระบบ |
| การใช้พื้นที่ชั้นหนังสือ | เปรียบเทียบจำนวนชั้นหรือพื้นที่ก่อนและหลังการจำหน่ายหนังสือออก รวมถึงการนำพื้นที่ไปใช้ประโยชน์ | มีพื้นที่ว่างเพียงพอสำหรับจัดหนังสือใหม่และ/หรือปรับเป็นพื้นที่เรียนรู้ตามแผน | หัวหน้าโครงการ | หลังสิ้นสุดการดำเนินงาน |
| การสนับสนุนพื้นที่การเรียนรู้ | ประเมินผลการนำพื้นที่ที่ได้รับคืนไปจัดเป็น co-working space, learning space หรือพื้นที่เรียนรู้ตามอัธยาศัย | พื้นที่ที่ได้รับคืนถูกนำไป ใช้ตามแผนพัฒนาพื้นที่ของศูนย์ฯ | หัวหน้าโครงการ/บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ | หลังเสร็จสิ้นโครงการ |
| ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ | สำรวจความพึงพอใจหรือรับฟังข้อเสนอแนะเกี่ยวกับความสะดวกในการเข้าถึงหนังสือ ความเป็นระเบียบของชั้นหนังสือ และการใช้พื้นที่เรียนรู้ | ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจระดับดีขึ้นไปหรือ ไม่น้อยกว่าร้อยละ 80 | หัวหน้าโครงการ/บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ | อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง |
แนวทางการรายงานผล
บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบจัดทำรายงานผลการดำเนินงานเสนอหัวหน้างานหรือผู้บริหารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ภายในระยะเวลาที่หน่วยงานกำหนดหลังสิ้นสุดการดำเนินงานแต่ละรอบ โดยรายงานควรประกอบด้วย
- จำนวนหนังสือที่สำรวจ คัดเลือก เสนออนุมัติ และจำหน่ายออกจริง
- การจำแนกเหตุผลการจำหน่ายออก เช่น ชำรุด เนื้อหาล้าสมัย ไม่มีการใช้งาน ซ้ำซ้อน หรือมีฉบับใหม่ทดแทน
- ผลการปรับปรุงสถานะในระบบห้องสมุดและการตัดทะเบียน
- วิธีจัดการหนังสือหลังจำหน่ายออก เช่น บริจาค ขายทอดตลาด หรือรีไซเคิล
- จำนวนพื้นที่ชั้นหนังสือหรือพื้นที่ใช้สอยที่ได้รับคืน
- ผลการนำพื้นที่ไปพัฒนาเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกัน พื้นที่เรียนรู้ หรือพื้นที่ส่งเสริมการเรียนรู้ตามอัธยาศัย
- ปัญหา อุปสรรค ข้อเสนอแนะ และแนวทางปรับปรุงการดำเนินงานในรอบถัดไป