การนำส่งข้อสอบปลายภาคไปยังอาคารต่าง ๆ ที่มีการจัดสอบ เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญต่อการเตรียมความพร้อมและการดำเนินการจัดสอบให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย ถูกต้อง และตรงตามกำหนดเวลา โดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การตรวจสอบข้อมูลรายวิชาและรหัสรายวิชาตามใบนำส่งข้อสอบของศูนย์บริการการศึกษา การตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อสอบ ตลอดจนการจัดแยกข้อสอบตามอาคารที่มีการจัดสอบในแต่ละวัน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบความถูกต้องรายวิชาตามใบนำส่งของศูนย์บริการการศึกษาในแต่ละวัน
ตรวจสอบความถูกต้องรายวิชาตามใบนำส่งของศูนย์บริการการศึกษาในแต่ละวัน คือการยืนยันว่า ซองข้อสอบที่มีอยู่จริงตรงกับตารางสอบประจำวัน ก่อนจะถูกกระจายไปยังอาคารต่างๆ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการส่งข้อสอบผิดวิชาหรือผิดตารางรายละเอียดและจุดตรวจสำคัญในขั้นตอนนี้:
1.1 เทียบรหัสและชื่อวิชา: ตรวจสอบรหัสวิชา (Course Code) และชื่อรายวิชาบนหน้าซองข้อสอบ ให้ตรงกับข้อมูลที่ระบุไว้ในใบนำส่งของศูนย์บริการการศึกษา
1.2 ยืนยันวัน-เวลา และตารางสอบ: ตรวจเช็กว่าข้อสอบชุดดังกล่าวมีกำหนดการสอบในวันและคาบเวลา (เช้า/บ่าย) ของวันนั้นจริง
1.3 นับจำนวนซองและชุดข้อสอบ: ตรวจสอบจำนวนซองข้อสอบและจำนวนชุดข้อสอบตามที่ระบุไว้ในใบนำส่ง ให้ครบถ้วนตรงตามจำนวนกลุ่มเรียน (Section) หรือจำนวนนักศึกษาที่มีสิทธิ์สอบ
1.4 ตรวจสอบความสมบูรณ์ของซองข้อสอบ: ดูความเรียบร้อยของการผนึกซองข้อสอบ ใบหน้าซอง และเอกสารประกอบการจัดส่ง
1.5 หากพบข้อผิดพลาด เช่น รหัสวิชาไม่ตรง จำนวนซองไม่ครบ หรือข้อสอบผิดวัน เจ้าหน้าที่จะได้ทักท้วงและแก้ไขกับศูนย์บริการการศึกษาได้ทันที ก่อนที่จะแยกส่งไปตามอาคารสอบต่างๆ (อาคารไทยบุรี, อาคารเรียนรวม 3, 5, 6, 7)
ขั้นตอนที่ 2 เจ้าหน้าที่อ่านรหัสรายวิชาในแต่ละวันที่มีการสอบตรงกับใบนำส่งข้อสอบหรือไม่
การตรวจทานซ้ำ (Cross-check) โดยการอ่านหรือสแกนรหัสวิชาทีละซอง เพื่อยืนยันความถูกต้องแบบ 100% ก่อนนำออกจากศูนย์ฯ
2.1 การปฏิบัติงาน: เจ้าหน้าที่นำส่งจะหยิบซองข้อสอบขึ้นมา อ่านรหัสวิชาที่ระบุบนหน้าซอง แล้วเทียบกับรหัสวิชาในตารางนำส่งประจำวันทีละรายการ
2.2 วัตถุประสงค์: ป้องกัน human error เช่น การหยิบซองข้อสอบผิดวิชาที่มีรหัสใกล้เคียงกัน หรือการสลับซองข้อสอบผิดวัน/ผิดรอบ
2.3 การยืนยันผล: เมื่ออ่านรหัสตรงกันแล้ว จึงจะทำเครื่องหมายผ่าน (Tick) ลงบนใบนำส่ง และส่งต่อซองข้อสอบนั้นไปจัดกลุ่มตามอาคารสอบต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 การนำส่งข้อสอบในแต่ละวันมีเจ้าหน้าที่จัดส่งข้อสอบและแยกตามอาคาร
กระบวนการ บริหารจัดการเส้นทางจัดส่ง เพื่อกระจายซองข้อสอบไปยังสนามสอบต่างๆ อย่างถูกต้องและทันเวลา
3.1 การคัดแยกตามพื้นที่ (Sorting): เจ้าหน้าที่นำชุดข้อสอบที่ผ่านการตรวจเช็กรหัสวิชาแล้ว มาจัดกลุ่มแยกตามอาคารที่มีการสอบในวันนั้น ได้แก่ อาคารไทยบุรี และอาคารเรียนรวม 3, 5, 6, 7
3.2 การมอบหมายภารกิจ (Assignment): จัดแบ่งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการนำส่งประจำแต่ละอาคารหรือแต่ละเส้นทางอย่างชัดเจน เพื่อความรวดเร็วและป้องกันข้อสอบตกค้าง
3.3 วัตถุประสงค์: เพื่อเตรียมความพร้อมของซองข้อสอบให้พร้อมเคลื่อนย้ายไปยังหน้าห้องสอบอย่างเป็นระบบและส่งถึงมือเจ้าหน้าที่ประจำอาคารสอบก่อนเวลาเริ่มทำการสอบ
ขั้นตอนที่ 4 อาคารที่มีการจัดสอบ อาคารไทยบุรี , อาคารเรียนรวม 3, อาคารเรียนรวม 5, อาคารเรียนรวม 6, อาคารเรียนรวม 7
การกำหนดเวลาและเป้าหมายปลายทาง ในการกระจายรายวิชาและจำนวนมัดข้อสอบตามอาคารที่มีการจัดสอบประจำวัน
4.1 การระบุจุดส่งมอบ (Destination Mapping): กำหนดให้อาคารทั้ง 5 แห่งเป็นจุดรับข้อสอบหลักประจำวัน ได้แก่ อาคารไทยบุรี และอาคารเรียนรวม 3, 5, 6, 7
4.2 การคุมเส้นทางและเวลา (Logistics & Timing): เจ้าหน้าที่นำส่งต้องวางแผนเส้นทางลำเลียงให้ครอบคลุมทุกอาคาร โดยคำนึงถึงระยะทางระหว่างอาคาร เพื่อให้ข้อสอบไปถึงพร้อมกันก่อนเริ่มสอบ
4.3 วัตถุประสงค์: เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอาคารมีจำนวนรายวิชาข้อสอบพร้อมสอบ
นำข้อสอบขึ้นรถเพื่อนำส่ง
แยกข้อสอบตามคารเพื่อส่งเจ้าหน้าศูนย์บริการการศึกษา
ขั้นตอนที่ 5 เจ้าหน้าศูนย์บริการการศึกษาจะตรวจเช็คข้อสอบตามรหัสรายวิชาและลงนามในใบนำส่งทุกครั้ง
กระบวนการ ส่งมอบ-รับมอบข้อสอบอย่างเป็นทางการ ณ อาคารสอบ เพื่อยืนยันความถูกต้องและสร้างความรับผิดชอบร่วมกัน
5.1 การตรวจเช็ค ณ ปลายทาง (Final Check): เจ้าหน้าที่ประจำอาคารสอบของศูนย์บริการการศึกษา จะรับรายวิชาและจำนวนมัดจากเจ้าหน้าที่นำส่ง แล้วทำการตรวจเช็ครหัสวิชา จำนวนมัด อีกครั้งหนึ่งให้ตรงกับใบนำส่ง
5.2 การลงนามเป็นหลักฐาน (Sign-off): เมื่อตรวจสอบแล้วว่าถูกต้องครบถ้วน เจ้าหน้าที่ผู้รับข้อสอบประจำอาคารจะลงชื่อในใบนำส่งข้อสอบทุกครั้ง เพื่อยืนยันการรับมอบข้อสอบอย่างสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 6 เจ้าหน้าที่นำส่งข้อสอบจะส่งทุกอาคารที่มีการสอบครบทุกอาคาร
กระบวนการ ตรวจสอบความสมบูรณ์ในการปฏิบัติงาน (Completion Check) เพื่อยืนยันว่าการลำเลียงข้อสอบในรอบนั้นๆ เสร็จสิ้น 100% โดยไม่ตกค้าง
6.1 การยืนยันภารกิจครบถ้วน: เจ้าหน้าที่นำส่งทำการตรวจสอบรายการตารางจัดส่งประจำวัน เพื่อยืนยันว่าได้กระจายจำนวนรายวิชาไปยังทุกอาคารที่มีการจัดสอบในรอบนั้นๆ (อาคารไทยบุรี, อาคารเรียนรวม 3, 5, 6 และ 7) เรียบร้อยแล้ว
6.2 การส่งคืนหลักฐานการนำส่ง: รวบรวมใบนำส่งข้อสอบที่มีลายเซ็นรับมอบจากเจ้าหน้าที่ประจำทุกอาคารสอบ นำกลับมาจัดเก็บและส่งมอบให้แก่ศูนย์บริการการศึกษาเพื่อยืนยันว่าการส่งมอบสำเร็จ
