ปัญหาและอุปสรรคที่พบ |
แนวทางแก้ไขปัญหา |
ข้อเสนอแนะและแนวทางป้องกัน |
||
|
1. ผู้ขอใช้บริการไม่ได้ส่งคำขอใช้บริการผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ที่กำหนดไว้ |
|
เพิ่มการประชาสัมพันธ์เชิงรุกผ่านการเผยแพร่สื่อแนะนำ (เช่น Infographic แนะนำขั้นตอนสั้น ๆ) บนเว็บไซต์และหน้าเพจห้องสมุดเพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงแบบฟอร์ม Google Form ได้ทันที |
||
|
2. เกิดความสับสนเนื่องจากมีช่องทางการส่งคำขอใช้บริการถึง 3 ระบบ (ระบบ Google Form ของห้องสมุด, ระบบ PULINET ส่วนกลาง, และระบบสืบค้นสหบรรณานุกรม UC-TAL OPAC ผ่านโปรแกรม UC Connexion Client) |
บรรณารักษ์ทำการคัดเลือกและกำหนดใช้ช่องทางระบบที่รองรับการทำงานได้สะดวกและรวดเร็วที่สุดในการดำเนินงานจริง โดยกำหนดให้ระบบ Google Form และระบบสืบค้นหลัก EDS เป็นเครื่องมือตรวจสอบคำขอใช้บริการและช่วยค้นเอกสาร |
เน้นรวมช่องทางประชาสัมพันธ์ให้เข้าสู่ Google Form ช่องทางเดียว เพื่อสร้างเอกภาพและลดความสับสนในการทำงาน |
||
|
3. ความเข้าใจคลาดเคลื่อนของผู้รับบริการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายจัดซื้อ โดยคิดว่าเป็นบริการฟรีทั้งหมด และมีความคาดหวังในระยะเวลาดำเนินงานที่เร็วเกินจริง |
บรรณารักษ์รีบส่งอีเมลหรือโทรศัพท์แจ้งรายละเอียดผู้ใช้ทันทีเกี่ยวกับรายการที่มีค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดหา (อัตราคงที่ 50 บาท) และแจ้งระยะเวลาจัดหามาตรฐาน (1-3 วันทำการ) เพื่อขอคำยืนยันความยินดีรับผิดชอบค่าธรรมเนียมก่อนสั่งซื้อจริง |
ระบุข้อตกลง เงื่อนไขการบริการ อัตราค่าธรรมเนียมจัดซื้อ 50 บาท และระยะเวลาดำเนินการมาตรฐาน (1-3 วันทำการ) ไว้อย่างชัดเจนบนหน้าปกต้อนรับของแบบฟอร์ม Google Form ตั้งแต่ก่อนเริ่มกรอกคำขอ |
||
|
4. ต้องบันทึกผลการให้บริการจัดส่งเอกสารสำเร็จเข้าระบบ PULINET InterLibrary Loan เพิ่มเติม เพื่อให้การรายงานสถิติต่าง ๆ เป็นปัจจุบัน |
บรรณารักษ์นำข้อมูลบรรณานุกรมของรายการจัดส่งเอกสารสำเร็จมาบันทึกรายงานผลการให้บริการเข้าระบบ PULINET Interlibrary Loan |
ควรกำหนดรอบเวลาปฏิบัติงานที่แน่นอน ในการอัปเดตสถิติล่าสุดเข้าระบบ PULINET เป็นประจำทุกสัปดาห์ (เช่น ทุกวันศุกร์) เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดงานค้างสะสมตกค้างเป็นจำนวนมาก |
||
|
5. ผู้ขอใช้บริการเกิดความยุ่งยากและใช้เวลาในการกรอกแบบฟอร์มขอใช้บริการ เนื่องจากรายละเอียดบรรณานุกรมที่ต้องระบุมีจำนวนมาก และผู้ใช้บางส่วนไม่ทราบข้อมูลเชิงลึก เช่น เลข DOI หรือสืบค้น Link URL ของบทความไม่พบ |
บรรณารักษ์ปรับปรุงฟอร์มโดยแยกส่วนข้อมูลที่จำเป็นขั้นต่ำ (บังคับกรอก) ออกจากส่วนที่เป็นข้อมูลสนับสนุนทางเลือก เพื่ออำนวยความสะดวกในการกรอกข้อมูลและระบุช่องทางให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลหลักเพียงอย่างเดียว (เช่น ชื่อบทความ และชื่อผู้แต่ง) โดยบรรณารักษ์ผู้ให้บริการจะช่วยนำมาสืบค้นคีย์รายละเอียดที่ขาดหายไปผ่านระบบ EDS ให้ครบถ้วนสมบูรณ์ในภายหลังเอง |
ควรจัดทำแบบฟอร์มออนไลน์ Google Form ให้กระชับ สรุปสั้นเฉพาะหัวข้อจำเป็น |
||
|
6. ผู้ขอใช้บริการระบุรายการข้อมูลทางบรรณานุกรมเอกสารวิชาการไม่ครบถ้วน เช่น ขาดชื่อผู้แต่ง ปีที่พิมพ์ หรือหมายเลข DOI |
บรรณารักษ์ผู้ให้บริการทำการตรวจสอบและร่วมสืบค้นข้อมูลเพิ่มเติมผ่านฐานข้อมูลหลัก EDS หรือค้นหาฐานข้อมูล Open access และประสานงานติดต่อผู้รับบริการผ่านอีเมลกลาง |
ปรับปรุงฟิลด์คำถามบนแบบฟอร์ม Google Form โดยตั้งค่าเป็นฟิลด์ที่จำเป็นต้องกรอก (Required Field - เครื่องหมายดอกจัน *) ในช่องรายละเอียดบรรณานุกรมที่สำคัญ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายตั้งแต่ต้นทาง |
||
|
7. ผู้ขอใช้บริการเกิดความยุ่งยากและใช้เวลาในการกรอกแบบฟอร์มขอใช้บริการ |
นกรณีต้องการเอกสารด่วนนอกเวลาทำการ บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบหลักอาจพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ในการล็อกอินเข้าตรวจสอบจัดหาและจัดส่งไฟล์ให้เป็นกรณีพิเศษเพื่อสร้างความพึงพอใจสูงสุด |
ควรจัดหาอุปกรณ์พกพาเสริม เช่น แท็บเล็ต (Tablet) ของฝ่าย สำหรับพกพาและใช้งานนอกสถานที่ในการเฝ้าติดตามคำขอที่ส่งเข้าอีเมล wulibrary@gmail.com หรือแชทไลน์ห้องสมุด ตลอด 24 ชั่วโมงตามแนวทางการปฏิบัติงาน |
||
|
8. มีปริมาณคำขอใช้เอกสารส่งเข้ามาเป็นจำนวนมากพร้อมกันในคราวเดียวจากผู้ใช้บริการรายเดียว |
บรรณารักษ์ดำเนินการจัดกลุ่มและแยกหมวดหมู่คำขอเพื่อส่งประสานงานเครือข่าย TSWG ขอไฟล์ฟรีแบบรวบยอดคำขอทีละหลายรายการในอีเมลเดียว |
ควรสร้างตารางย่อยเพื่อติดตามสถานะคำขอรายบุคคลแยกต่างหากเพื่อป้องกันการตกหล่น และตอบกลับส่งมอบไฟล์สำเร็จเป็นชุด ๆ (ทยอยส่ง) เมื่อได้รับเอกสาร แทนการรอส่งพร้อมกันทั้งหมด |
||
| 9. ข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์เอกสารบทความ PDF ที่กินพื้นที่จัดเก็บอีเมลในการจัดส่ง (เช่น มีขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบรวมที่ 25 MB (เมกะไบต์) สำหรับบัญชีทั่วไป หากมีหลายไฟล์ ขนาดรวมกันทั้งหมดต้องไม่เกิน 25 MB แต่สำหรับบัญชีองค์กร Google Workspace ขนาดไฟล์แนบสูงสุดอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามที่ผู้ดูแลระบบของมหาวิทยาลัยกำหนด) | หากไฟล์เอกสาร PDF มีขนาดใหญ่เกินกว่าข้อจำกัดการแนบส่ง ให้บรรณารักษ์ดำเนินการอัปโหลดไฟล์เข้าระบบแชร์ Google Drive ส่วนกลาง และทำการคัดลอกส่ง Link แชร์ไดรฟ์ให้แทน หรือจัดส่งผ่านไลน์ส่วนตัวเพื่ออำนวยความสะดวก | ควรตั้งโครงสร้างโฟลเดอร์สำหรับแชร์และจัดส่งไฟล์แยกเป็นรายบุคคลใน Google Drive และแชร์สิทธิ์แบบจำกัดระยะเวลาการดาวน์โหลดเพื่อความปลอดภัยตามกฎหมาย PDPA | ||
| 10. ผู้ขอใช้บริการมีความคาดหวังว่าจะได้รับการให้บริการในเวลารวดเร็ว แต่ผู้ปฏิบัติงานไม่ได้รับคำแจ้งเตือนเมื่อมีคำขอใช้บริการใหม่ส่งเข้าสู่อีเมลส่วนกลาง (wulibrary@gmail.com) ประกอบกับคำขอมักถูกส่งเข้ามานอกเวลาทำการปกติ (ช่วงเย็น/ค่ำ) หรือเป็นวันหยุดราชการ/วันหยุดพิเศษอื่น ๆ ที่ศูนย์บรรณสารฯ ปิดทำการ ส่งผลให้อาจเกิดความล่าช้าในการเริ่มดำเนินงานบริการประสานสืบค้นจัดหาเอกสารฉบับเต็ม |
1. บรรณารักษ์ผู้ปฏิบัติงานหลักดำเนินงานประสานตั้งค่าการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ (Email Forwarding) จากกล่องจดหมายอีเมลส่วนกลาง wulibrary@gmail.com ไปยังบัญชีอีเมลสถาบันหลักส่วนตัวของผู้ปฏิบัติงานทุกคนในฝ่าย เพื่อรับการแจ้งเตือนคำตอบใหม่จากแบบฟอร์ม Google Forms ได้ทันทีอย่างรวดเร็ว 2. บรรณารักษ์ผู้ประสานงานจัดหาคอยติดตาม ตรวจสอบ และพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ในการล็อกอินจัดหาและจัดส่งไฟล์เอกสารฉบับเต็มเป็นกรณีพิเศษตามความเหมาะสม แม้เป็นช่วงเวลานอกทำการปกติหรือวันหยุดราชการ เพื่อตอบสนองความจำเป็นเร่งด่วนในงานวิจัย |
ผลักดันการจัดหาอุปกรณ์พกพาเสริม เช่น แท็บเล็ต (Tablet) หรือสมาร์ทโฟนของหน่วยงาน ให้คณะทำงานบรรณารักษ์สลับกันพกพา เพื่อเฝ้าระวัง ติดตาม และอำนวยความสะดวกในการโตตอบข้อซักถามผ่านระบบอีเมลหรือระบบแชทไลน์ห้องสมุด (LINE OA) นอกสถานที่ได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เคาน์เตอร์บริการ | ||
| 11. ผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถนำรายการขอใช้บริการที่เสร็จสิ้นเข้าสู่ระบบ PULINET Interlibrary Loan ได้แบบเรียลไทม์ เนื่องจากติดภาระงานเร่งด่วนอื่น ๆ (เช่น งานบริการผู้ใช้ประจำเคาน์เตอร์ งาน Digital content งานเชิงเอกสาร และบริการช่วยค้นคว้าวิจัยเร่งด่วน) ส่งผลให้มีรายการค้างสะสมเป็นจำนวนมาก (ในอดีตช่วงรอยต่อการปฏิบัติงานต่อจากผู้ปฏิบัติงานเดิม เคยมีสถิติค้างสะสมช่วงเดือน พ.ค.-ก.ค. 2569 สูงถึง 224 รายการ) และเกิดความยุ่งยากเมื่อต้องเพิ่มขั้นตอนการตรวจสอบย้อนหลังเพื่อระบุห้องสมุดปลายทางที่ให้ความอนุเคราะห์จัดส่งไฟล์เอกสารฉบับเต็มให้ถูกต้อง |
1. การบันทึกข้อมูลย้อนหลังแบบเป็นชุด (Retrospective Batch Processing): แทนที่จะกำหนดให้คีย์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ทีละรายการ ให้บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบจัดสรรสัดส่วนเวลาภาระงานธุรการเพื่อรวบรวมนำเข้าข้อมูลสถิติเข้าระบบ PULINET ย้อนหลังแบบเป็นชุด ๆ (Batch) ตามรอบสัปดาห์หรือรายเดือน เช่น การแบ่งการคีย์ข้อมูลรายการค้างสะสมออกเป็นกลุ่ม กลุ่มละ 20–30 รายการ เพื่อไม่ให้กระทบต่องานบริการเร่งด่วนประจำวัน ซึ่งสอดคล้องตามประวัติบันทึกงานจริงที่บรรณารักษ์สามารถเคลียร์งานย้อนหลังได้สูงถึง 90 รายการในคราวเดียว 2. การคัดกรองและตรวจสอบย้อนหลังผ่านระบบอีเมลส่วนกลาง (Retrospective Verification via Central Gmail): ในกรณีที่ต้องสืบค้นย้อนหลังเพื่อระบุว่าสถาบันปลายทางแห่งใดเป็นผู้จัดหาไฟล์ PDF ให้แก่เรา ให้บรรณารักษ์ผู้ปฏิบัติงานล็อกอินเข้าสู่ระบบอีเมลกลางของหน่วยงาน wulibrary@gmail.com เพื่อเปิดไล่ตรวจสอบจดหมายตอบกลับและประวัติการส่งมอบไฟล์ใน Inbox เพื่อคัดกรองแยกแยะและยืนยันสถาบันผู้จัดส่งอย่างถูกต้องว่า ได้รับความอนุเคราะห์ไฟล์ฟรีจากข่ายงานเครือข่าย TSWG (เช่น สจล. , มข. , ม.รามคำแหง ) หรือเป็นการสั่งซื้อไฟล์แบบมีค่าธรรมเนียมผ่านระบบ Thailist (จากสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยมหิดล อัตราคงที่รายการละ 50 บาท) ก่อนนำประวัติระเบียนไปคีย์ปิดสถานะปัจจุบันในระบบ PULINET ให้ถูกต้องตามความเป็นจริง |
1. การบันทึกสิทธิ์ความร่วมมือและสถาบันต้นทางทันทีใน Google Sheets (Real-time Metadata Tagging): แนะนำให้บรรณารักษ์ทำเครื่องหมายระบุชื่อสถาบันผู้จัดส่งเอกสารสำเร็จ (เช่น TSWG-สจล. หรือ Thailist-ม.มหิดล) ลงในช่องหมายเหตุหรือคอลัมน์ผลการดำเนินงานของ Google Sheets ส่วนกลางทันทีที่มีการส่งมอบไฟล์ PDF แก่อาจารย์หรือนักศึกษา เพื่อให้พร้อมต่อการนำไปคีย์สถิติสะสมยอดความร่วมมือ (ค่า FT) เป็นรายสัปดาห์หรือสิ้นเดือนได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดไล่หาประวัติย้อนหลังในกล่องจดหมายอีเมลส่วนกลางอีกรอบ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากลงอย่างมหาศาล 2.การทำสารระบบจัดเก็บเอกสารและจดหมาย ILL แยกเป็นหมวดหมู่ (Filing System for ILL Correspondence): จัดตั้งระบบการคัดแยกจดหมายประสานงานและประวัติสลิปชำระเงินโอนยอด 50 บาท หรือไฟล์ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์จากภายนอกอย่างเป็นสัดส่วนลงในคลัง Cloud Storage หรือระบบโฟลเดอร์แชร์ของฝ่าย เพื่อความสะดวกในการทวนสอบข้อมูลตามรอบการประเมินคุณภาพประจำปี |
||