แผนผังขั้นตอนการปฏิบัติงานบริการจัดส่งเอกสารฉบับเต็ม (Full Text Finder Service)
ขั้นตอนการปฏิบัติงานบริการ Full text Finder Service แบ่งออกเป็น
1. บริการภายใน ช่วยค้นเอกสารฉบับเต็มตามคำขอใช้บริการจากสมาชิกห้องสมุด นักศึกษา คณาจารย์ บุคลากรและผู้บริหารมหาวิทยาลัย
2. บริการภายนอก ช่วยค้นตรวจสอบเอกสารตามคำขอจากคณะทำงาน เครือข่ายห้องสมุด และส่งไฟล์ถ้ามีบริการในห้องสมุด
บริการภายใน ได้แก่
1.1 สืบค้นจากระบบ EDS (EBSCO Discovery Service) และแหล่งข้อมูล Open Access โดยรับคำขอใช้บริการผ่าน Google form เป็นช่องทางหลัก บริการค้นหาและจัดส่งเอกสารฉบับเต็ม ( Full Text Finder Service ) https://shorturl.asia/IdHCD
1.2 ติดต่อขอความอนุเคราะห์เอกสารจากคณะทำงาน เครือข่ายความร่วมมือห้องสมุดมหาวิทยาลัย โดยผ่านช่องทาง
1.2.1 E-mail หรือไลน์กลุ่ม
1.2.2 PULINET Interlibrary Loan ระบบยืมระหว่างห้องสมุดสำหรับนักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรในข่ายงาน
ห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาค Interlibrary Loan System for Students, Faculty, and Staff within Reginal University Libraries https://sis.lib.kps.ku.ac.th/pulinet/user/login_user
รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการดำเนินงานของบรรณารักษ์ผู้ให้บริการจัดส่งเอกสารฉบับเต็ม มีแนวทางปฏิบัติเชิงลึกดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: การเข้าสู่ระบบและการตรวจสอบคำขอใช้บริการในระบบอีเมลส่วนกลาง
1.1 บรรณารักษ์ผู้ปฏิบัติงานทำการ Login เข้าใช้งานระบบอินเทอร์เน็ตของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WU Internet) ให้เรียบร้อยเพื่อความปลอดภัยในการเข้าใช้ระบบสารสนเทศ
1.2 ดำเนินการเปิดโปรแกรม Google Chrome browser ขึ้นมาใช้งาน
1.3 ดำเนินการ Login เข้าสู่ระบบ Google Gmail บัญชีอีเมลส่วนกลาง wulibrary@gmail.com ด้วยรหัสผ่าน (Password) ที่รับรู้ร่วมกันอย่างปลอดภัยของคณะทำงาน PULINET ที่ได้รับการแต่งตั้งและมอบหมายหน้าที่อย่างเป็นทางการ
1.4 ดำเนินการตรวจสอบการขอใช้บริการสืบค้นเอกสารจากผู้รับบริการผ่านแบบฟอร์ม Google Form บริการค้นหาและจัดส่งเอกสารฉบับเต็ม (Full Text Finder Service) จาก Inbox ของอีเมลส่วนกลาง เมื่อผู้ใช้บริการกรอกคำขอใช้บริการผ่านระบบฟอร์มออนไลน์เข้ามาที่ https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScO5biDwyI_-7_0LuiziquCQdbyI11HHXhbPK_ffbsXer8T_A/viewform
1.5 เมื่อตรวจพบว่ามีคำขอใช้บริการรายการใหม่ส่งเข้ามา ให้คลิกเปิดไฟล์ตารางข้อมูล Google Sheets โดยเลือกปุ่ม 'ดูในชีต' (View responses in Sheets) จากภายในระบบฟอร์ม เพื่อดึงข้อมูลรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการและข้อมูลทางบรรณานุกรมของบทความวิจัยหรือบางบทในตำราไปใช้ในการปฏิบัติงานต่อไป
1.6 ทำการตรวจสอบสถานะความเป็นสมาชิกและสิทธิ์ของผู้ขอใช้บริการก่อนดำเนินการในขั้นถัดไป เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้บริการมีสิทธิ์ใช้งานตามนโยบายของมหาวิทยาลัย โดยมีช่องทางปฏิบัติการหลัก 2 ช่องทาง ดังนี้:
- ช่องทางที่ 1 (กรณีนักศึกษาหรือสมาชิกห้องสมุดทั่วไป): ดำเนินการตรวจสอบผ่านระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib ในส่วนของโมดูลจัดการระเบียนสมาชิกและการตรวจสอบข้อมูลการยืม-คืน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของรหัสผู้ใช้และยืนยันว่าเป็นสมาชิกห้องสมุดที่มีสถานะปกติจริง
- ช่องทางที่ 2 (กรณีบุคลากรหรืออาจารย์): ในกรณีที่ไม่พบข้อมูลในระบบห้องสมุดหรือต้องการตรวจสอบต้นสังกัดและข้อมูลการติดต่อที่ถูกต้องอย่างเป็นทางการ ให้บรรณารักษ์ทำการสืบค้นโดยตรงจาก ระบบสารสนเทศค้นหาบุคลากร (WU Intranet Personnel Search System) ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ที่ลิงก์ URL: https://intranet.wu.ac.th/th/searchPersons โดยพิมพ์ชื่อ-นามสกุลเพื่อตรวจสอบชื่อสังกัดสำนักวิชา/หน่วยงาน และเบอร์โทรศัพท์ที่ถูกต้องของผู้ใช้บริการ
1.7 การส่งอีเมลตอบรับแจ้งการรับคำขอใช้บริการ (Acknowledgement Email): ดำเนินการส่งอีเมลตอบรับกลับไปยังผู้ใช้บริการในฐานะเป็นลายลักษณ์อักษรทันทีเพื่อตอบรับและยืนยันการได้รับคำขอใช้บริการ โดยพิมพ์ข้อความระบุชื่อ-นามสกุล และสังกัดสำนักวิชา/หน่วยงานของผู้ใช้บริการที่กรอกข้อมูลเข้ามารวมถึงตรวจสอบอีเมลสำหรับจัดส่งจากตาราง Google Sheets ให้ถูกต้องครบถ้วน และประสานงานผ่านระบบอีเมลกลาง wulibrary@gmail.com ของทางห้องสมุด ซึ่งบรรณารักษ์จะต้องส่งข้อความแจ้งโดยจำแนกตามกลุ่มภาษาของผู้รับบริการดังตัวอย่างปฏิบัติงานจริง ดังต่อไปนี้:
- ช่องทางที่ 1 (กรณีผู้ใช้บริการชาวไทย): ดำเนินการแจ้งตอบรับผ่านอีเมลเป็นภาษาไทยตามรูปแบบและเนื้อหารายละเอียดข้อความตัวอย่างดังนี้:
--------------------------------------------------------------------------------
หัวข้ออีเมล (Subject): ห้องสมุดได้รับคำขอใช้บริการเอกสารจากท่านแล้วค่ะ
เรียน คุณ[ชื่อ-นามสกุลของผู้รับบริการ] สำนักวิชา[ชื่อสำนักวิชา/หน่วยงานของผู้รับบริการ]
ห้องสมุดได้รับคำขอใช้บริการเอกสารจากท่านแล้วค่ะ
สันถัต สารักษ์
--
ห้องสมุดชั่วคราว (ศูนย์บรรณสารฯ) อาคารสถาปัตย์ ชั้น 1
เลขที่ 222 มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
ต.ไทยบุรี อ.ท่าศาลา จ. นครศรีธรรมราช 80160
โทรศัพท์ 0-7567-3344
==
Contact Us
Ask a Librarian chat : https://library.wu.ac.th/
e-mail: wulibrary@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/walailakclm
Line OA: @walailaklibrary OR https://lin.ee/V4TshxN
--------------------------------------------------------------------------------
- ช่องทางที่ 2 (กรณีผู้ใช้บริการต่างประเทศ): ดำเนินการแจ้งตอบรับผ่านอีเมลเป็นภาษาอังกฤษเพื่อให้สอดคล้องตามมาตรฐานการประสานงานนานาชาติตามรูปแบบและเนื้อหารายละเอียดข้อความตัวอย่างดังนี้:
--------------------------------------------------------------------------------
หัวข้ออีเมล (Subject): Walailak University Library has received your document request.
Dear Mr./Ms. [Foreign User Name], School of [Foreign User School/Faculty]
The library has received your document request.
Mrs. Santat Sarak
The Librarian, Learning Promotion and Educational Service Division
The Center for Library resources and Educational media
--
Temporary Library (Center for Library Resources) Architectural Building, 1st Floor
No. 222 Walailak University
Temporary Road, Tha Sala, Nakhon Si Thammarat 80160
Tel. 0-7567-3344
==
Contact Us
Ask a Librarian chat : https://library.wu.ac.th/
e-mail: wulibrary@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/walailakclm
Line OA: @walailaklibrary OR https://lin.ee/V4TshxN
--------------------------------------------------------------------------------
ขั้นตอนที่ 2: การดำเนินการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศในและต่างประเทศ
2.1 ดำเนินการเปิดหน้าเว็บไซต์ห้องสมุดหลักที่ URL: https://library.wu.ac.th จากนั้นเลือกประเภทการค้นหาเป็น EDS จากแถบรายการเลือกDrop-down menu คัดลอก (Copy) ชื่อเรื่องบทความจากข้อมูลบรรณานุกรมในชีต (Google Sheets) นำมาวางลงในช่องค้นหา Search EDS ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเพื่อทำการสืบค้นและตรวจสอบว่าบทความวิจัยดังกล่าวมีสิทธิ์ในการดาวน์โหลดไฟล์เอกสารฉบับเต็ม (Full Text PDF) ได้ทันทีเลยหรือไม่
2.2 ในกรณีที่สืบค้นระบบ EDS แล้วพบว่ามีไฟล์เอกสารฉบับเต็ม (Full Text PDF) พร้อมให้บริการ ให้บรรณารักษ์ดำเนินการดาวน์โหลดไฟล์ PDF นั้นมาตรวจสอบคุณภาพ ความชัดเจนของหน้า ตรวจจำนวนหน้าว่าตรงตามที่ระบุในบรรณานุกรมหรือไม่ และตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมายถึงชื่อบทความ
2.3 ดำเนินการจัดส่งไฟล์ PDF ดังกล่าวให้แก่ผู้รับบริการผ่านระบบอีเมลกลาง wulibrary@gmail.com ไปยังที่อยู่อีเมลที่ผู้ใช้ระบุในแบบฟอร์มทันที พร้อมแนบลิงก์สำหรับเข้าตอบแบบประเมินความพึงพอใจการใช้บริการออนไลน์ https://shorturl.asia/hknEM ถือเป็นการเสร็จสิ้นขั้นตอนบริการในกรณีที่พบไฟล์ฟรีในฐานข้อมูลบอกรับ
2.4 ในกรณีที่ตรวจสอบในระบบ EDS แล้วพบว่าไม่มีไฟล์เอกสารฉบับเต็ม ให้บรรณารักษ์ผู้ให้บริการประสานงานขอความอนุเคราะห์บทความไปยังเครือข่ายห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา TSWG (ThaiLis Service Working Group) โดยส่งอีเมลคำขอข้อมูลและรายละเอียดเอกสารไปที่อีเมลกลางของกลุ่มความร่วมมือ tswg2@googlegroups.com เพื่อขอรับความช่วยเหลือในการสืบค้นไฟล์ฟรีระหว่างห้องสมุดสมาชิก
2.5 หากได้รับการประสานตอบกลับและได้รับความอนุเคราะห์ไฟล์เอกสารฟรีจากเครือข่าย TSWG ให้บรรณารักษ์ทำการตรวจสอบความถูกต้องรายการเอกสารไฟล์ ดาวน์โหลด และดำเนินการจัดส่งไฟล์ให้ผู้ขอรับบริการผ่านทาง wulibrary@gmail.com พร้อมแนบลิงก์ตอบแบบประเมินความพึงพอใจ
2.6 หากตรวจสอบในเครือข่ายความร่วมมือ TSWG แล้วไม่มีไฟล์จากแหล่งข้อมูล Open accessให้บริการ และระบบระบุว่าต้องจัดซื้อบทความ ให้บรรณารักษ์ผู้ประสานงานติดต่อจัดซื้อไฟล์เอกสารฉบับเต็มอย่างเป็นทางการผ่าน สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยมหิดล ในระบบ Thailist ซึ่งจะมีค่าธรรมเนียมจัดหาและสืบค้นไฟล์ PDF อิเล็กทรอนิกส์ในอัตราคงที่รายการละ 50 บาท
2.7 เมื่อบรรณารักษ์ได้รับไฟล์บทความฉบับเต็มส่งมอบจากมหาวิทยาลัยมหิดลเรียบร้อยแล้ว ให้จัดส่งไฟล์บทความให้แก่ผู้ขอรับบริการพร้อมแนบใบแจ้งราคาค่าดำเนินการจำนวน 50 บาท และระบุรายละเอียดช่องทางบัญชีธนาคารในการชำระค่าธรรมเนียมกลับคืนให้แก่ผู้ขอใช้บริการ รวมถึงแนบลิงก์ประเมินความพึงพอใจ
2.8 เมื่อผู้ใช้บริการทำรายการโอนเงินเรียบร้อยและส่งภาพสลิปหลักฐานการชำระเงินกลับมาทางอีเมล ให้บรรณารักษ์ตรวจสอบความถูกต้อง นำส่งภาพสลิปแจ้งต่อเจ้าหน้าที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยมหิดล เพื่อขอรับใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการ และดำเนินการจัดส่งต่อไฟล์ใบเสร็จรับเงินใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์กลับคืนให้แก่ผู้ใช้บริการเพื่อสิ้นสุดขั้นตอนการบริการ