ปัญหา อุปสรรค |
แนวทางแก้ไข |
|
ด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ 1) ระบบ SAP ขัดข้อง ล่าช้า หรือไม่สามารถเข้าใช้งานได้ (System Down) ในช่วงเร่งด่วนของรอบงบประมาณ |
- ประสานงานฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ/ผู้ดูแลระบบทันทีที่พบปัญหา - จัดทำแผนสำรอง (Business Continuity) เช่น บันทึกข้อมูลในไฟล์สำรองไว้ล่วงหน้าเพื่อนำเข้าระบบทันทีที่ใช้งานได้ และวางแผนอัพโหลดล่วงหน้าไม่ชนช่วงเวลาที่มีผู้ใช้งานพร้อมกันจำนวนมาก |
| 2) อินเทอร์เน็ต/เครือข่ายภายในหน่วยงานไม่เสถียร ทำให้การบันทึกข้อมูลขาดหาย หรือบันทึกซ้ำซ้อน | ตรวจสอบสถานะการบันทึกทุกครั้งหลังกดยืนยัน ไม่ปิดหน้าจอก่อนระบบประมวลผลเสร็จสิ้น และแจ้งฝ่าย IT ให้ตรวจสอบ/ปรับปรุงคุณภาพเครือข่ายในจุดที่ปฏิบัติงาน |
| 3) รูปแบบไฟล์นำเข้าข้อมูล (Upload Template) ไม่ตรงกับที่ระบบกำหนด ทำให้อัพโหลดไม่สำเร็จ | จัดทำและเผยแพร่แม่แบบไฟล์ (Template) มาตรฐานให้ผู้ปฏิบัติงานทุกหน่วยงานใช้ร่วมกัน พร้อมตรวจสอบรูปแบบไฟล์ก่อนอัพโหลดทุกครั้ง |
| 4) สิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ (User Access/Role) ไม่ครบถ้วนหรือไม่ตรงกับหน้าที่ความรับผิดชอบ | ประสานผู้ดูแลระบบเพื่อกำหนด/ทบทวนสิทธิ์การใช้งานให้สอดคล้องกับบทบาทหน้าที่อย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะเมื่อมีการโยกย้ายหรือเปลี่ยนแปลงบุคลากร |
|
ด้านข้อมูลและเอกสาร 5) รหัสงบประมาณ/รหัสบัญชี/ผังบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงบ่อยครั้ง ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสับสนหรือใช้รหัสผิด |
จัดทำคู่มือ/ตารางรหัสอ้างอิงฉบับล่าสุดและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง พร้อมแจ้งเวียนให้ผู้ปฏิบัติงานทราบอย่างเป็นทางการ |
| 6) ความคลาดเคลื่อนของตัวเลข เช่น พิมพ์ผิด ใส่จุดทศนิยมผิดตำแหน่ง หรือปัดเศษไม่ตรงกัน | กำหนดให้มีการตรวจทาน (Double Check) โดยผู้อื่นก่อนยืนยันข้อมูลเข้าระบบทุกครั้ง และใช้สูตรคำนวณอัตโนมัติแทนการกรอกด้วยมือเมื่อเป็นไปได้ |
| 7) เอกสารประกอบการอัพโหลดไม่ครบถ้วน หรือจัดเก็บกระจัดกระจาย ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ | จัดทำระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่เชื่อมโยงกับรายการที่อัพโหลดในระบบ เพื่อสะดวกต่อการสืบค้นและตรวจสอบย้อนหลัง |
|
ด้านบุคลากรและกระบวนการปฏิบัติงาน 8) ผู้ปฏิบัติงานยังไม่เชี่ยวชาญการใช้งานระบบ SAP โดยเฉพาะบุคลากรที่บรรจุใหม่หรือโยกย้ายมาปฏิบัติหน้าที่ |
จัดอบรมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) และจัดทำคู่มือปฏิบัติงานพร้อมภาพประกอบขั้นตอน (Work Instruction) ให้ศึกษาและฝึกปฏิบัติก่อนใช้งานจริง พร้อมระบบพี่เลี้ยง (Mentor) ช่วยสอนงาน |
| 9) ขาดการสื่อสาร/ประสานงานที่ชัดเจนระหว่างหน่วยงานต้นทางกับผู้อัพโหลดข้อมูล ทำให้เกิดความล่าช้าหรือเข้าใจผิด | กำหนดช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน เช่น กลุ่มไลน์/อีเมลกลาง พร้อมผู้ประสานงานหลัก (Focal Point) ของแต่ละหน่วยงาน |
| 10) ผู้ปฏิบัติงานหลักลาป่วย/ลากิจ หรือมีเพียงคนเดียวที่ปฏิบัติงานได้ (Key Person Risk) | จัดให้มีผู้ปฏิบัติงานสำรอง (Backup) อย่างน้อย 1 คนต่อหน้าที่ และจัดทำคู่มือปฏิบัติงานที่ละเอียดเพียงพอให้ผู้อื่นสามารถปฏิบัติงานแทนได้ |
ข้อเสนอแนะ
4.1 จัดให้มีการอบรมทบทวนความรู้การใช้งานระบบ WU MIS SAP แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อมีการปรับปรุงระบบ
4.2 พัฒนาระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ (Alert/Notification) เมื่อพบข้อมูลผิดปกติ เช่น จำนวนเงินเกินวงเงินที่อนุมัติ หรือรหัสงบประมาณไม่ถูกต้อง เพื่อลดความผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง
4.3 จัดทำคู่มือปฏิบัติงานและแบบตรวจสอบ (Checklist) ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ และทบทวนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนงาน/ระบบ
4.4 ควรมีการประชุมสรุปบทเรียน (Lesson Learned) ร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลังปิดรอบงบประมาณทุกครั้ง เพื่อนำปัญหาที่พบมาปรับปรุงกระบวนงานในรอบถัดไป
4.5 ควรผลักดันให้มีการเชื่อมโยงข้อมูล (System Integration) ระหว่างระบบต้นทางของหน่วยงานกับระบบ WU MIS SAP โดยตรง เพื่อลดขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลด้วยมือและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error)
4.6 กำหนดมาตรการสำรองข้อมูล (Data Backup) และแผนรองรับกรณีระบบขัดข้องอย่างเป็นระบบ เพื่อไม่ให้กระทบต่อการปฏิบัติงานตามกำหนดเวลา