วัตถุประสงค์
เพื่อให้มั่นใจว่าการอัพโหลดข้อมูลงบประมาณเข้าสู่ระบบ WU MIS SAP เป็นไปอย่าง สมบูรณ์ ถูกต้อง และครบถ้วน ตรงตามเอกสารงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ และสามารถนำไปใช้อ้างอิงในการบริหารงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีของหน่วยงานได้อย่างน่าเชื่อถือ
1. ประเด็นการติดตามและประเมินผล เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ข้างต้น กำหนดประเด็นการติดตามประเมินผลเป็น 3 ด้าน ดังนี้
1.1 ความสมบูรณ์ (Completeness) ข้อมูลงบประมาณที่อัพโหลดครบทุกรายการตามเอกสารงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ ไม่มีรายการตกหล่นทุกฟิลด์ข้อมูลที่ระบบกำหนดให้กรอกมีการบันทึกครบถ้วน (รหัสงบประมาณ แหล่งเงิน หมวดรายจ่าย จำนวนเงิน ผู้รับผิดชอบกิจกรรม)
1.2 ความถูกต้อง (Accuracy) ตัวเลขจำนวนเงินที่บันทึกในระบบตรงกับเอกสารงบประมาณต้นฉบับ ไม่มีผลต่างจากการพิมพ์หรือปัดเศษผิดรหัสงบประมาณ/รหัสบัญชี/รหัสหน่วยงานถูกต้องตรงตามผังบัญชีและโครงสร้างงบประมาณที่กำหนด
ยอดรวมหลังการอัพโหลด (ระดับหมวด/แผนงาน/โครงการ) ตรงกับยอดรวมในเอกสารที่ได้รับอนุมัติ (Reconciliation)
1.3 ความครบถ้วนตามขั้นตอน (Process Compliance) การอัพโหลดดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในคู่มือปฏิบัติงานครบทุกขั้นตอน ไม่มีการข้ามขั้นตอน ดำเนินการภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด สอดคล้องกับปฏิทินงบประมาณของมหาวิทยาลัย
2. วิธีการติดตามและประเมินผล
2.1 การตรวจสอบก่อนอัพโหลด (Pre-Upload Check) ผู้ปฏิบัติงานตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลกับเอกสารต้นฉบับ
2.2 การตรวจสอบขณะอัพโหลด (In-Process Check) ระบบ SAP ทำการตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบข้อมูล (Data Validation) เช่น รหัสงบประมาณ จำนวนเงิน หน่วยงาน หากพบข้อผิดพลาดระบบจะแจ้งเตือนก่อนบันทึก หากการอัพโหลดไม่สมบูรณ์ ผู้ปฏิบัติงานจะประสานงานกับแอดมินผู้ดูแลระบบให้ดำเนินการแก้ไขโดยทันที
2.3 การสอบทานหลังอัพโหลด (Post-Upload Verification) พิมพ์รายงานผลจากระบบ (System Report) เปรียบเทียบกับเอกสารต้นฉบับทุกครั้งที่มีการอัพโหลด