การลงรายการ หมายถึง กระบวนการในการบันทกรายการข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปบัตร รูปเล่ม หรือในคอมพิวเตอร์ โดยใช้มาตรฐานและหลักเกณฑ์ในการลงรายการเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานลงรายการมีความเข้าใจตรงกัน มีรายละเอียดและรูปแบบเหมือนกัน ใช้สารสนเทศร่วมกันและแลกเปลี่ยนกันได้ระหว่างสถาบัน (วิภา โกยสุขโข, 2546)
ทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุ หมายถึง ทรัพยากรสารสนเทศที่เกิดจากการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ แต่ปัจจุบันได้พ้นกระแสการใช้งานและยังมีเนื้อหาที่ทรงคุณค่าทางประวัติศาสตร์ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการค้นคว้าอ้างอิงได้ เช่น หนังสือราชการ ภาพถ่าย ภาพยนตร แถบบันทึกเสียง สไลด์ วีดิทัศน์ ต้นฉบับตัวเขียน ฯลฯ ทรัพยากรสารสนเทศประเภทจดหมายเหตุเป็นสารสนเทศปฐมภูมิที่มีความสำคัญต่อการศึกษาค้นคว้าและมีคุณค่าเป็นอย่างยิ่ง (เบญจรัตน์ สีทองสุก, 2557)
WU Timeline (Walailak University Timeline) หมายถึง เว็บไซต์ที่นำเสนอสารสนเทศจดหมายเหตุ (Archive) ในรูปแบบไทม์ไลน์เว็บแอปพลิเคชั่น (Timeline Web Application) บนพื้นฐานของการใช้โซเชียลมีเดีย (Social Media) เนื้อหาเว็บไซต์นี้นำเสนอเกี่ยวกับพัฒนาการ การดำเนินงาน เหตุการณ์ และกิจกรรมของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์