1. ด้านความถูกต้องและคุณภาพของเอกสาร
- มีการตรวจสอบเอกสารทุกฉบับก่อนส่งมอบ ทำให้ลดข้อผิดพลาดลงได้มาก
- จำนวนเอกสารที่พบข้อผิดพลาดลดลงอย่างต่อเนื่องเมื่อเทียบกับช่วงก่อนใช้กระบวนการนี้
- ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่เกิดจากเนื้อหา/ข้อมูลไม่ครบถ้วน และการจัดรูปแบบไม่ตรงมาตรฐาน
- หลังแก้ไขและส่งกลับมาตรวจซ้ำ พบว่าทุกฉบับผ่านการตรวจสอบและส่งมอบได้ถูกต้อง
- เป้าหมาย: อัตราความถูกต้องของเอกสาร = 100%
2. ด้านความทันเวลา
- อัตราการส่งมอบเอกสารได้ตรงตามกำหนดเวลา อยู่ในระดับที่น่าพอใจ
- เมื่อมีการวางแผนล่วงหน้าและกำหนดเวลาแต่ละขั้นตอนชัดเจน ความล่าช้าลดลง
- เป้าหมาย: ส่งมอบตรงเวลา ≥ 95%
3. ด้านความปลอดภัยและการจัดเก็บ
- เอกสารสำคัญทั้งหมดได้รับการจัดเก็บในที่ปลอดภัย ครบถ้วนตามทะเบียนคุม
- ไม่พบกรณีเอกสารสูญหาย หรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การจัดทำทะเบียนคุมเอกสารช่วยให้ค้นหาและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
- เป้าหมาย: ความครบถ้วนและปลอดภัยของเอกสาร = 100%
4. ด้านความพึงพอใจของผู้รับบริการ
- ผู้รับเอกสารและผู้เกี่ยวข้องมีความพึงพอใจในระดับดีมาก ทั้งด้านความถูกต้อง ความรวดเร็ว และความเรียบร้อยของเอกสาร
- ข้อเสนอแนะส่วนใหญ่ต้องการให้เพิ่มช่องทางการติดตามสถานะเอกสารออนไลน์เพื่อความสะดวกมากขึ้น
- เป้าหมาย: คะแนนความพึงพอใจเฉลี่ย ≥ 4.5 / 5.0
5. จุดเด่นของกระบวนการ
- มีขั้นตอนชัดเจน เป็นมาตรฐานเดียวกัน ปฏิบัติงานได้ง่าย
- มีจุดตรวจสอบก่อนส่งมอบ ช่วยควบคุมคุณภาพได้ดี
- มีหลักฐานการลงนามรับ-ส่ง สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
- มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบและปลอดภัย ป้องกันการสูญหาย
6. จุดที่ต้องปรับปรุงและพัฒนา
- ปรับปรุงรูปแบบต้นฉบับเอกสารให้มีมาตรฐาน เพื่อลดขั้นตอนการแก้ไขซ้ำ
- กำหนดกรอบเวลาในแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน เพื่อลดความล่าช้า
- พัฒนาระบบติดตามสถานะเอกสาร เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบได้รวดเร็วขึ้น
- จัดทำคู่มือและฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงานใหม่ให้เข้าใจขั้นตอนอย่างถูกต้อง
7. สรุปภาพรวม
- กระบวนการที่จัดทำขึ้นสามารถนำไปใช้งานได้จริง และเกิดประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความเชื่อมั่นในการจัดการเอกสารสำคัญ