ผังการจัดซื้อหนังสือภาษาไทย

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. รับเรื่องอนุมัติจัดซื้อ ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย จากหัวหน้าฝ่ายฯ
2. รวบรวมรายชื่อหนังสือภาษาไทยที่เสนอซื้อ ใส่รายละเอียดของหนังสือในโปรแกรม Excel ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ISBN จำนวนที่สั่งซื้อ

                                                                   ตัวอย่างภาพ การรวบรวมรายการสั่งซื้อ

3 ตรวจสอบความซ้ำซ้อนกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib เข้าสู่ระบบ Dashboard ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib แล้วเลือกสืบค้น โดยเลือกสืบค้นจากชื่อเรื่อง หรือ ISBN ก็ได้ ถ้าผลการค้นหา เป็นคนละปีที่พิมพ์ ถึอว่าไม่ซ้ำ และซื้อปีพิมพ์ล่าสุด 

                                     ตัวอย่างภาพ หน้าจอสืบค้นจาก Walai AutoLib ผลการสืบค้นไม่ซ้ำ

4. รายชื่อหนังสือที่ตรวจสอบความซ้ำซ้อนหรือไม่
     4.1 ถ้าซ้ำ หมายถึง ห้องสมุดมีหนังสือชื่อเรื่องนั้นอยู่แล้ว ติดต่อกลับผู้เสนอซื้อ ว่าต้องการซื้อเพิ่มหรือไม่
           - ยืนยันจะซื้อเพิ่ม ดำเนินการจัดซื้อ
           - ไม่ซื้อเพิ่ม ยกเลิกการจัดซื้อรายการนั้น 
     4.2 กรณีไม่ซ้ำ คือไม่มีรายการหนังสือที่ต้องการในฐานข้อมูล หรือมี แต่คนละปีพิมพ์ ถือว่าไม่ซ้ำ ให้ดำเนินการจัดซื้อ
5. ตรวจสอบงบประมาณ
6. มีงบจัดซื้อเพียงพอหรือไม่
     6.1 ถ้าไม่มีงบ แจ้งผู้เสนอซื้อ ให้ซื้อในงบปีถัดไป หรือยกเลิกการจัดซื้อ 
     6.2 มีงบ
           - ติดต่อร้านค้า ขอใบเสนอราคา หนังสือภาษาไทย ติดต่อศูนย์หนังสือ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ แต่การซื้อกับศูนย์หนังสือฯ จะไม่ซื้อแบบจ่ายเงินสด แต่จะเป็นการโอนเงินภายในมหาวิทยาลัย ตามแบบฟอร์มการโอนเงินภายในมหาวิทยาลัย (ภาคผนวก 1) การจัดซื้อแบบเงินสด คือรายการหนังสือที่ศูนย์หนังสือฯ ไม่สามารถเสนอราคาได้ ต้องติดต่อร้านค้าอื่น หรือรายการหนังสือภาษาไทยบางรายการ ต้องติดต่อซื้อตรงกับร้านค้าที่จำหน่ายแต่เพียงผู้เดียว 
           - ร้านค้าส่งใบเสนอราคามาให้ 

                                                                 ตัวอย่างภาพ ร้านค้าจำหน่ายหนังสือ

7. รวมรวมรายการหนังสือที่ร้านค้าเสนอราคามาให้
8. ซื้อได้หรือไม่
     8.1 ซื้อไม่ได้ แจ้งกลับผู้เสนอซื้อ ว่าไม่สามารถหาซื้อได้
     8.2 ซื้อได้ 
9. ทำ TOR หรือคุณลักษณะของหนังสือที่ได้รับการคัดเลือกโดยแยกทำแต่ละร้านค้า เพื่อจะซื้อกับร้านค้าที่ได้รับการคัดเลือก เอกสารทำเป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้แนบใน WU DOMS ในหัวข้อสิ่งที่ส่งมาด้วย

                                                          ตัวอย่างภาพ TOR ของร้านค้า

10. ทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างในระบบ WU DOMS การลงรายการในระบบ WU DOMS อยู่ใน ผังงานทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้างผ่านระบบ WU DOMS เมื่อเรื่องอนุมัติแล้ว ส่งต่อให้พนักงานธุรการฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อรอทำรายงานผลขอซื้อ/ขอจ้าง 

                                                ตัวอย่างภาพ เอกสารส่งต่อ รอในระบบ WU DOMS  
 

11. ผลการทำรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง ผู้อำนวยการศูนย์บรณณสารฯ อนุมัติหรือไม่
     11.1 ไม่อนุมัติ แจ้งผู้เสนอซื้อ
     11.2 อนุมัติ 
             - ติดต่อร้านค้า แจ้งยืนยันการสั่งซื้อ
             - ร้านค้าแจ้งรายละเอียดการจ่ายเงิน
12. ทำเรื่องขอยืมเงินสดย่อย ตามผังการยืมเงินสดย่อย
13. เรื่องที่อนุมัติในระบบ WU DOMS ส่งต่อให้พนักงานธุรการฝ่ายพัฒนาฯ