เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช้ในการปฏิบัติงาน แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าในฐานะ เป็นข้อมูลชั้นต้นที่แสดงถึงการดำเนินงานและพัฒนาการของหน่วยงานนั้นๆ ซึ่งมีความ สำคัญต่อประวัติศาสตร์ของประเทศ ทั้งนี้หมายรวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจาก บุคคลสำคัญหรือทายาทด้วย (สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม, 2559)
ดิจิทัล หมายถึง การแทนความหมายของข้อมูลด้วยตัวเลขโดยเฉพาะเลขฐานสอง หรือเป็นคำที่นำไปใช้เกี่ยวกับรูปแบบข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถจัดเก็บและจัดการได้ (คณะกรรมการจัดทำพจนานุกรมศัพท์คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ สำนักงานบัณฑิตยสภา, 2561)
ไฟล์ หมายถึง หน่วยของข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ที่มีการจดัเก็บรวบรวมข้อมูลและสารสนเทศต่างๆไว้ในที่เดียวกัน โดยจะจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นลงลงในหน่วยความจำสำรอง ซึ่งระบบปฏิบัติการจะเป็นผู้ทำหน้าที่ในการอ้างอิงถึงแฟ้มข้อมูลใดๆ ที่ผู้ใช้ต้องการ (พิรพร หมุนสนิท และคนอื่น ๆ, 2553)
การแปลงเป็นดิจิทัล (Digitization) หมายถึง กระบวนการแปลงข้อมูลจากรูปแบบแอนะล็อกในลักษณะต่างๆ ไปสู่รูปแบบดิจิทัล เช่น การถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัลถือเป็นกระบวนการ Digitization เนื่องจากเป็นการแปลงคลื่นแสงซึ่งถือเป็นสัญญาณแอนะล็อกไปเป็นไฟล์รูปภาพ มีลักษณะของข้อมูลเป็นเลขฐานสองที่เรียกว่า Binary Digits (Bits) หรือการบันทึกเสียงลงในคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นการแปลงคลื่นความถี่เสียงให้เป็นข้อมูลเลขฐานสองเช่นเดียวกัน (องค์การพิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์แห่งชาติ, 2550)