เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่มีหนึ่งเดียว มีคุณค่าทั้งการศึกษา การวิจัยและประวัติศาสตร์ รวมทั้งเป็นมรดกทางวัฒนธรรมที่มีคุณค่าด้านจิตใจต่อส่วนรวม หากมีการชำรุด หรือสูญหายอาจส่งผลกระทบต่อบุคคล หน่วยงานและประเทศหรือก่อให้เกิดความเสียหายอย่างประมาณค่ามิได้ อย่างไรก็ตามเมื่อมีการใช้งานก็ย่อมมีการเสื่อมสภาพและชำรุดไปตามกาลเวลา จึงทำให้ต้องมีการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุขึ้น โดยรูปแบบและวิธีการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุแต่ละประเภทแตกต่างกันไป เอกสารจดหมายเหตุที่อยู่ในรูปแอนะล็อกต้องอาศัยการสงวนรักษาที่เป็นการป้องกันเพื่อไม่ให้เอกสารจดหมายเหตุถูกทำลายหรือเสื่อมสภาพไปอย่างรวดเร็ว โดยเก็บรักษาให้ปลอดภัยให้รอดพ้นจากสิ่งที่จะมีผลต่อการเสื่อมสลายของเอกสาร เช่น แมลง อัคคีภัย อุณหภูมิ เป็นต้น
ปัจจุบันงานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนงานการจัดการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เพื่อประโยชน์ในการสงวนรักษา จัดเก็บ เผยแพร่และให้บริการผู้ใช้ กระบวนงานที่งานจดหมายเหตุฯ ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนา และปรับปรุงกระบวนงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ได้แก่ การอนุรักษ์ สงวนรักษาและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ด้วยวิธีการแปลงเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อเป็นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไม่ให้เกิดการชำรุดเสียหายเป็นสำคัญ และเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็วและง่ายต่อการใช้งาน รวมถึงการแบ่งปันหรือใช้ข้อมูลร่วมกันได้
คู่มือการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานให้แก่ผู้ปฏิบัติงานให้มีความเข้าใจในการทำงานได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น เป็นการพัฒนากระบวนงานการจัดการจดหมายเหตุให้มีประสิทธิภาพ