Work Manual

          แนวทางปฏิบัติงานนี้ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการรับเอกสารต้นฉบับ (ทั้งในรูปแบบฉบับพิมพ์และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์) การตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ขององค์ประกอบรูปเล่ม (หน้าปก คำนำ บทคัดย่อ สารบัญ และเนื้อหา)  การจัดเตรียมและแปลงไฟล์ดิจิทัล (PDF) การตั้งชื่อไฟล์ตามมาตรฐานระบบ TDC ไปจนถึงการจัดเตรียมข้อมูลอ้างอิง (Metadata) ให้พร้อมสำหรับการลงรายการในระบบ โดยใช้บังคับกับบุคลากร/บรรณารักษ์ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงานจัดการฐานข้อมูลดิจิทัลของหน่วยงาน

      คู่มือการปฏิบัติงาน เรื่องการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์ห้องประชุม บัวชมพู อาคารวิชาการ 7 แนะนำขั้นตอนและรายละเอียดครอบคลุมเนื้อหาการให้บริการโสตทัศนูปกรณ์ในห้องประชุม อาคาร วิชาการ 1 - 4 และอาคารวิชาการ 7 - 8 ซึ้งใช้สำหรับกิจกรรมการเรียนการสอน การประชุม การ บรรยาย สัมมนา หรือกิจกรรมอื่น ๆ รวมถึงการบริการชุดประชุมทางไกลด้วยระบบ Video Conferences หรือผ่าน zoom meeting  apple tv และแอฟพลิเคชั่นอื่น ๆ โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่ตรวจสอบการจองห้องประชุม จนเสร็จสิ้นการใช้งาน

          คู่มือการปฏิบัติงานนี้ผู้ปฏิบัติงาน ได้จัดทำขึ้นเพื่อรายงานผลการจัดอบรม CLM Training ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ด้วยโปรแกรม AI ที่สามารถสร้าง Prompt พูดคุยถามตอบได้ง่าย ประหยัดเวลาในการทำงาน และยังทำให้ได้ภาพอินโฟกราฟิกที่เข้าใจง่าย สวยงามมากยิ่งขึ้น

         ในปัจจุบันเทคโนโลยีการบันทึกและประมวลผลข้อมูลเสียง (Speech Recording) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในองค์กร ทั้งในด้านการจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของผู้นำองค์กร เพื่อนำไปรวบรวมเพื่อนำไปเผยแพร่ หรือใช้งานด้านอื่น ๆ ส่วนของงานหอจดหมายเหตุ มาหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้ดำเนินการจัดเก็บ เสียงจากเหตุการณ์หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่มหาวิทยาลัยจัดขึ้น และมีการกล่าวสุนทรพจน์ การให้โอวาท หรือการสื่อสารอย่างเป็นทางการของผู้บริหาร เพื่อเผยแพร่และจัดเก็บในงานหอจดหมายเหตุ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับอ้างอิงเหตุการณ์สำคัญในยุคของผู้บริหารในยุคต่าง ๆ  ด้านการสร้างความเปลี่ยนแปลง การบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลเสียงเหล่านี้ให้มีอยู่ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัยและพร้อมใช้งาน จึงได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการเปลี่ยนผ่านการเก็บข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บส่วนบุคคล ไปสู่การบริหารจัดการบนระบบคลาวด์ (Cloud System) ซึ่งมีความยืดหยุ่นและรองรับข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น
         การจัดทำ "คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน เรื่อง กระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดระบบไฟล์เสียง Speech Recording บน Cloud System" ขึ้น จัดทำเพื่อเป็นกรอบแนวทางและเกณฑ์มาตรฐานให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนการประสานงานติดต่อขอรับไฟล์เสียงของผู้นำองค์กรจากผู้บันทึกเสียง การตรวจสอบคุณภาพ การถอดบทความ การเรียบเรียงบทความ พร้อมประโยคสำคัญในบทความ (Quote) การจัดหมวดหมู่ ตลอดจนการบริหารจัดการสิทธิ์บนระบบคลาวด์ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญยิ่งต่อการบริหารหน่วยงาน เนื่องจากเป็นกลไกหลักในการจัดหาพัสดุ ครุภัณฑ์ และบริการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติภารกิจของหน่วยงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญยิ่งต่อการบริหารหน่วยงาน เนื่องจากเป็นกลไกหลักในการจัดหาพัสดุ ครุภัณฑ์ และบริการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติภารกิจของหน่วยงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และหนังสือเวียน/แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกำหนดขั้นตอน วิธีการ และหลักเกณฑ์ในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างในแต่ละวงเงินและวิธีการไว้อย่างชัดเจน

สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน) ซึ่งอยู่ในอำนาจอนุมัติของหัวหน้าหน่วยงาน ถือเป็นการจัดซื้อจัดจ้างที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการปฏิบัติงานประจำวัน และมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนภารกิจของหน่วยงานให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม ผู้ปฏิบัติงานด้านพัสดุจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในขั้นตอนการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง การพิจารณาคัดเลือกผู้ขายหรือผู้รับจ้าง การจัดทำรายงานผลการพิจารณาและขออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง ตลอดจนการจัดทำเอกสารหลักฐานประกอบให้ครบถ้วนถูกต้องตามระเบียบ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดความล่าช้าหรือความเสียหายแก่ทางหน่วยงาน

คู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้จึงจัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและผู้เกี่ยวข้อง ให้สามารถดำเนินการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับวงเงินจัดซื้อจัดจ้างครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และสอดคล้องกับระเบียบ กฎหมาย และหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้อง 

ทั้งนี้ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ทั้งในปัจจุบันและเจ้าหน้าที่ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานทดแทนในอนาคต รวมถึงสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมกำกับการปฏิบัติงาน ของหน่วยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป
 

          ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีภารกิจสำคัญในการสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน ผ่านการบริการผลิตสำเนาข้อสอบให้กับรายวิชาต่าง ๆ มาอย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่เปิดทำการเรียนการสอนในปี พ.ศ. 2541 จนถึงปัจจุบัน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความถูกต้อง รัดกุม และความพร้อมด้านเวลาเพื่อรองรับการวัดผลประเมินผลของมหาวิทยาลัย

          คู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนิน งานผลิตข้อสอบนอกเวลาทำการ (การทำงานล่วงเวลา) ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดและระเบียบของมหาวิทยาลัยอย่างเคร่งครัด โดยมุ่งเน้นการปฏิบัติตามหลักการสำคัญ ดังนี้:

          หลักการอนุมัติก่อนเริ่มงาน: การทำงานล่วงเวลาต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเริ่มปฏิบัติงานเสมอ เพื่อสร้างระบบบริหารจัดการที่โปร่งใสและตรวจสอบได้

          การจัดการกรณีเร่งด่วน: หากเกิดเหตุจำเป็นเร่งด่วนที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ บุคลากรสามารถปฏิบัติงานไปก่อนได้ แต่ต้องรายงานเพื่อขออนุมัติย้อนหลังต่อรองอธิการบดีที่กำกับดูแลภายใน ไม่เกิน 5 วันทำการ

          การปฏิบัติตามมาตรฐานมหาวิทยาลัย: ขั้นตอนการดำเนินงาน ทั้งการขออนุมัติ การรายงานผล และการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลา ต้องทำผ่านระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย (WU HRMS และ WuFn) เพื่อความเป็นเอกภาพและความถูกต้องของข้อมูล

      อธิบายรายละเอียดของการควบคุมอุปกรณ์สื่อโสตทัศนูปกรณ์ห้องประชุม Conference อาคารวิชาการ 6  ซึ่งเป็นห้องประชุมที่มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย มีขนาดความจุ 60 ที่นั่ง ลักษณะโต๊ะประชุมเป็นห้องบรรยาย ตั้งอยู่ชั้น 1 ของอาคารวิชาการ 6  รองรับการบรรยายการเรียนการสอน การประชุม  การประชุมสื่อสารทางไกล การอบรม สัมมนา คู่มือนี้ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานแทนให้บริการโสตทัศนูปกรณ์ในห้องประชุมได้อย่างถูกต้อง และช่วยให้ผู้ขอใช้บริการทราบรายละเอียดและสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่

          การคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน ถือเป็นกระบวนการสำคัญในการรักษาความลับและทรัพย์สินทางปัญญาของอาจารย์ผู้สอน ผู้ปฏิบัติงานจึงตระหนักถึงความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ เพื่อให้กระบวนการคัดแยกและส่งคืนต้นฉบับมีความปลอดภัย และความโปร่งใส สอดคล้องกับมาตรฐานการทำงานของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

          คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน เจ้าหน้าที่ใหม่ และผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การคัดแยกข้อสอบแต่ละภาคการศึกษา การจำแนกประเภทข้อสอบขอคืน ทำลาย อนุญาตให้เผยแพร่ และคัดแยกตามสำนักวิชา ไปจนถึงการลงบันทึกข้อมูลในโปรแกรม Excel จัดทำเอกสารลงนามรับคืนต้นฉบับข้อสอบ และจัดทำบันทึกข้อความในระบบ Doms เพื่อให้ข้อมูลรายวิชาต้นฉบับข้อสอบแต่ละสำนักมีความพร้อมก่อนนำส่งคืน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ อีกทั้งยังเป็นการรักษาความปลอดภัยและความลับของเอกสารข้อสอบซึ่งเป็นเอกสารสำคัญทางวิชาการ และมุ่งเน้นให้การจัดเตรียมข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่ามีประสิทธิภาพ พร้อมสำหรับการนำส่งคืนอาจารย์อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และปลอดภัย ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการได้

เครื่องราชอิสริยาภรณ์เป็นเครื่องหมายแห่งเกียรติยศสูงสุดที่พระมหากษัตริย์ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อมพระราชทานเพื่อเป็นบำเหน็จความชอบแก่ผู้กระทำความดีความชอบแก่ราชการ 

มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ได้ดำเนินการเสนอขอและจัดพิธีรับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้นต่ำกว่าสายสะพายเบื้องหน้าพระบรมฉายาลักษณ์พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวเป็นประจำทุกปีนับตั้งแต่ พ.ศ. 2562 ในวาระวันคล้ายวันสถาปนามหาวิทยาลัย 

ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา (งานผลิตสื่อการศึกษาเพื่อการเรียนการสอน ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา) ได้รับมอบหมายให้เป็นหน่วยงานหลักในการบันทึกภาพพิธีการ จึงเล็งเห็นความสำคัญในการรักษามาตรฐานการปฏิบัติงาน เพื่อให้ภาพถ่ายมีความสง่างาม ถูกต้องตามระเบียบ และสมเกียรติ 

1. เพื่อกำหนดแนวทางมาตรฐานในการปฏิบัติงานบันทึกภาพพิธีรับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ฯ ให้ถูกต้องเหมาะสม
2. เพื่อสร้างความมั่นใจและลดข้อผิดพลาดในขั้นตอนการบันทึกภาพพิธีการสำคัญที่ไม่สามารถถ่ายซ่อมได้
3. เพื่อให้ได้ภาพถ่ายที่มีความสง่างาม ถูกต้องตามระเบียบพิธี และสมเกียรติแก่ผู้ได้รับพระราชทาน
4. เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการถ่ายทอดองค์ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

  การผลิตวิดีทัศน์เพื่อการเรียนการสอนโดยใช้กล้องตัวเดียว  (Single-Camera Video Production) มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการศึกษาในยุคดิจิทัล เนื่องจากช่วยให้ผู้ผลิตสามารถสร้างสรรค์สื่อการเรียนรู้ที่มีคุณภาพสูงได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดงบประมาณ และมีความคล่องตัวสูง ตอบโจทย์การเรียนการสอนแบบออนไลน์ และแบบผสมผสาน (Hybrid) ลดค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์ผู้สอนสามารถดำเนินการถ่ายทำได้ด้วยตนเอง หรือใช้ผู้ช่วยถ่ายทำเพียง 1 คน ซึ่งต่างจากการใช้กล้องหลายตัว (Multi-Camera) ที่ต้องใช้ทีมงานชุดใหญ่อุปกรณ์มีขนาดกะทัดรัด เคลื่อนย้ายง่าย เหมาะสำหรับการถ่ายทำนอกสถานที่ การสาธิตทดลองในห้องปฏิบัติการ หรือการลงพื้นที่ชุมชนกล้องตัวเดียวสามารถเคลื่อนย้ายเพื่อเปลี่ยนมุมมองและระยะภาพได้อย่างอิสระ ช่วยให้สามารถถ่ายเน้นจุดสำคัญได้ชัดเจน