เงื่อนไข
การแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลนั้น ผู้ปฏิบัติงานต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในการใช้งานเครื่องสแกนขนาดใหญ่
ข้อสังเกต
- เอกสารจดหมายเหตุที่จะเข้ากระบวนการแปลงไฟล์ ต้องมีสภาพที่ไม่ชำรุดเสียหาย
- ในขั้นตอนของการสแกน ควรเปรียบเทียบเอกสารต้นฉบับกับไฟล์ดิจิทัล ให้มีความสมบูรณ์ใกล้เคียงกันมากที่สุด
- หากเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นรูปเล่ม ต้องสแกนทุกหน้าของเล่มให้ครบ
ข้อควรระวัง
- ควรใส่ลายน้ำ (Watermark) ทุกแผ่นของเอกสารจดหมายเหตุที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของและลิขสิทธิ์ของเอกสารจดหมายเหตุ
- ในขั้นตอนการสแกนเอกสารจดหมายเหตุ ควรระมัดระวังไม่ให้เอกสารต้นฉบับเกิดการชำรุดเสียหาย เนื่องจากเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่มีชิ้นเดียวและมีคุณค่า