ผังงานและขั้นตอนการปฏิบัติงานการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

Posted on Wed, 08/11/2021 - 15:08 by Nassara_Jampaklai

ผังงานการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

flowchart1

ขั้นตอนการปฏิบัติงานการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

1. คัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล

1

2.  ดึงเอกสารจดหมายเหตุออกจากแฟ้มเก็บและตรวจสอบสภาพของเอกสารจดหมายเหตุว่าพร้อมแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือไม่ หากอยู่ในสภาพชำรุดต้องส่งไปงานอนุรักษ์และซ่อมแซมทรัพยากรก่อน

2

3. เมื่อเตรียมเอกสารจดหมายเหตุพร้อมแล้ว นำเอกสารจดหมายเหตุเข้ากระบวนการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลด้วยเครื่องสแกนขนาดใหญ่ สามารถดูผังงานและขั้นตอนปฏิบัติงานอย่างละเอียดได้ที่นี่ http://clmmanual.wu.ac.th/workmanual/node/983

3

4. เอกสารจดหมายเหตุอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลเสร็จเรียบร้อยแล้ว 

4

5. ตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสาร (กรณีเอกสารที่สแกน ไม่ครบ, สแกนไม่ชัด เป็นต้น) และ เปรียบเทียบคุณภาพไฟล์ดิจิทัลกับต้นฉบับ หากไฟล์ไม่สมบูรณ์ให้เข้าสู่กระบวนการแปลงเอกสารอีกครั้ง

5

6. บันทึกไฟล์เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลในรูปแบบ 3 นามสกุล ได้แก่  JPEG / PDF/A และ TIFF ลงในคอมพิวเตอร์ 

6

7. เอกสารจดหมายเหตุที่เข้าสู่กระบวนการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลเรียบร้อยแล้วนั้น ในขั้นตอนสุดท้ายจะต้องบันทึกให้อยู่ในรูปแบบ 3 นามสกุล ได้แก่  1)  JPEG > ไฟล์นามสกุล JPEG เป็นไฟล์ที่มีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับการให้บริการแก่ผู้ใช้ เพราะสะดวกในการดาวน์โหลดและประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล 2) PDF/A ไฟล์นามสกุลประเภทนี้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ในระยะยาว โดยที่ข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลง และไม่ขึ้นกับเทคโนโลยีและอุปกรณ์การแสดงผล และ 3) TIFF เป็นไฟล์นามสกุลที่มีขนาดใหญ่และความคมชัดสูง เหมาะสำหรับใช้เป็นต้นฉบับในการ Convert เป็นไฟล์อื่นได้ในอนาคต

7

8. จัดเก็บเอกสารจดหมายต้นฉบับเหตุเข้าแฟ้ม

ขั้นตอนที่8

9. บันทึกลงใบทะเบียนว่าเอกสารได้รับการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว

ขั้นตอนที่9

10. จบการทำงาน

Back to Top