ผังงานการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล
ขั้นตอนการปฏิบัติงานการแปลงเอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล
1. คัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล
2. ดึงเอกสารจดหมายเหตุออกจากแฟ้มเก็บและตรวจสอบสภาพของเอกสารจดหมายเหตุว่าพร้อมแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือไม่ หากอยู่ในสภาพชำรุดต้องส่งไปงานอนุรักษ์และซ่อมแซมทรัพยากรก่อน
3. เมื่อเตรียมเอกสารจดหมายเหตุพร้อมแล้ว นำเอกสารจดหมายเหตุเข้ากระบวนการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลด้วยเครื่องสแกนขนาดใหญ่ สามารถดูผังงานและขั้นตอนปฏิบัติงานอย่างละเอียดได้ที่นี่ http://clmmanual.wu.ac.th/workmanual/node/983
4. เอกสารจดหมายเหตุอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลเสร็จเรียบร้อยแล้ว
5. ตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสาร (กรณีเอกสารที่สแกน ไม่ครบ, สแกนไม่ชัด เป็นต้น) และ เปรียบเทียบคุณภาพไฟล์ดิจิทัลกับต้นฉบับ หากไฟล์ไม่สมบูรณ์ให้เข้าสู่กระบวนการแปลงเอกสารอีกครั้ง
6. บันทึกไฟล์เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลในรูปแบบ 3 นามสกุล ได้แก่ JPEG / PDF/A และ TIFF ลงในคอมพิวเตอร์
7. เอกสารจดหมายเหตุที่เข้าสู่กระบวนการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลเรียบร้อยแล้วนั้น ในขั้นตอนสุดท้ายจะต้องบันทึกให้อยู่ในรูปแบบ 3 นามสกุล ได้แก่ 1) JPEG > ไฟล์นามสกุล JPEG เป็นไฟล์ที่มีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับการให้บริการแก่ผู้ใช้ เพราะสะดวกในการดาวน์โหลดและประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล 2) PDF/A ไฟล์นามสกุลประเภทนี้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ในระยะยาว โดยที่ข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลง และไม่ขึ้นกับเทคโนโลยีและอุปกรณ์การแสดงผล และ 3) TIFF เป็นไฟล์นามสกุลที่มีขนาดใหญ่และความคมชัดสูง เหมาะสำหรับใช้เป็นต้นฉบับในการ Convert เป็นไฟล์อื่นได้ในอนาคต
8. จัดเก็บเอกสารจดหมายต้นฉบับเหตุเข้าแฟ้ม
9. บันทึกลงใบทะเบียนว่าเอกสารได้รับการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว
10. จบการทำงาน