การตรวจสอบการใช้จ่ายงบประมาณของหน่วยงานเป็นกระบวนการทำงานกระบวนการหนึ่งที่มีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งในการบริหารงบประมาณที่หน่วยงานได้รับการจัดสรรจากมหาวิทยาลัย ซึ่งในแต่ละปีหลังจากที่มหาวิทยาลัยจัดสรรงบประมาณรายจ่ายเรียบร้อยแล้วในเดือนตุลาคมของทุกปี หน่วยงานมีหน้าที่บริหารจัดการงบประมาณที่ได้รับซึ่งได้แก่ การใช้จ่ายงบประมาณตามแผนปฏิบัติการ หรือโอนเปลี่ยนแปลงรายการงบประมาณเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการใช้งบประมาณ และต้องประหยัดอีกด้วย ภายใต้ระยะเวลาที่มหาวิทยาลัยกำหนด ซึ่งโดยปกติมหาวิทยาลัยมีนโยบายให้ทุกหน่วยงานจะต้องรายงานความคืบหน้าของการใช้จ่ายงบประมาณทุกๆ กิจกรรมในระบบ e-Report ทุกไตรมาส (ปีละ 4 ครั้ง)
ดังนั้น เพื่อเป็นการควบคุม ติดตาม และบริหารจัดการงบประมาณที่หน่วยงานได้รับการจัดสรรประจำปีให้มีประสิทธิภาพสูงสุด และใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจแก่ผู้บริหารเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เป้าหมาย/ผลผลิต ที่หน่วยงานกำหนด จึงต้องมีกระบวนการสืบค้นงบประมาณคงเหลือของหน่วยงานในระบบ WU MIS-SAP ซึ่งเป็นระบบที่มหาวิทยาลัยกำหนดให้ทุกหน่วยงานใช้เพื่อบริหารจัดการงบประมาณ 3 มิติ คือ มิติแผนงาน มิติการเงินและบัญชี และมิติพัสดุ