เงื่อนไข
1. ผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบงบประมาณภายใต้ รหัสหน่วยงาน (Fund Center) ของศูนย์บรรณสารฯ เท่านั้น
2. ผู้ที่จะทำหน้าที่ตรวจสอบงบประมาณในระบบ WU MIS (SAP) จะต้องเป็นผู้ที่ผ่านการอบรมการใช้งาน SAP แล้ว
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ลงโปรแกรม SAP เท่านั้นจึงจะสามารถตรวจสอบงบประมาณได้
ข้อสังเกต
รายงานงบประมาณสุทธิ (Consumable Amt) งบประมาณที่ใช้ไป (Consumed Amt) และงบประมาณคงเหลือที่สามารถใช้ได้ (Available Amt) จากการเรียกรายงาน FMAVCR01 มี 3 กรณีคือ
1. เป็นจำนวนเงินที่ส่วนการเงินและบัญชีตัดจ่ายเรียบร้อยแล้ว
2. ระบบ SAP จะสำรองงบประมาณทันทีเมื่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อทำการออก PR (ใบขอซื้อขอจ้าง) ผ่านส่วนพัสดุ ซึ่งยังไม่ใช่จำนวนเงินที่ซื้อจริงแต่เป็นการกันงบประมาณไว้เพื่อจ่าย ซึ่งหลังจากส่วนพัสดุออก PO (ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง) ระบบจะคืนเงินคงเหลือจากการจัดซื้อ PR ฉบับนั้นออกมา ดังนั้นงบประมาณคงเหลือ (Available Amt) จึงยังไม่ใช่ตัวเลขงบประมาณสุดท้ายแต่ยังสามารถเพิ่มหรือลดได้
3. เมื่อมีการยืม-คืนเงินเงินสำรองจ่ายที่ใช้หมุนเวียนภายในหน่วยงาน เจ้าหน้าที่การเงินจะทำบันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงินสำรองจ่ายของหน่วยงานส่งไปยังส่วนการเงินและบัญชีเพื่อเบิกเงินสำรองจ่ายคืนกลับมาในบัญชีของหน่วยงาน ซึ่งเมื่อส่วนการเงินฯ ตรวจเอกสารและเบิกเงินคืนเข้ามาในบัญชีหน่วยงานแล้วจึงจะตัดงบประมาณในระบบ SAP
ข้อควรระวัง
- ควรให้ความสำคัญในการกรอก FA (Functional area) หรือ รหัสกิจกรรมหลัก เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการเรียกรายงาน