ระบบปรับอากาศจัดเป็นสิ่งอำนวยความสะดวกที่สำคัญสำหรับการประกอบกิจการหรือปฏิบัติงานบุคลากรในสำนักงานเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะผู้ที่ปฏิบัติงานในอาคารแบบปิด หรือบริษัท ห้างร้าน ห้างสรรพสินค้า หรือโรงภาพยนตร์ ล้วนมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องปรับอากาศเพื่อสร้างบรรยากาศในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ และยิ่งไปกว่านั้นระบบปรับอากาศก็ช่วยให้มนุษย์มีความสะดวกสบายซึ่งจะสนับสนุนศักยภาพในปฏิบัติงานหรือภารกิจของบุคคลให้เพิ่มมากขึ้น ศูนย์บรรณสารฯ ก็เช่นเดียวกันที่เป็นหน่วยงานที่มีอาคารแบบปิดและมีเครื่องปรับอากาศสำหรับช่วยให้เกิดความสะดวกสบายให้กับผู้ปฏิบัติงานและผู้ใช้บริการ ซึ่งปัจจุบันมีระบบปรับอากาศประจำอาคาร จำนวน 2 เครื่อง คือ ครื่องปรับอากาศ (York) และเครื่องปรับอากาศ (Daikin) ซึ่งเป็นระบบปรับอากาศขนาด 200 ตัน/ความเย็น ซึ่งจะสลับกันทำงานวันเว้นวันเพื่อยืดอายุการใช้ให้ยาวนานยิ่งขึ้นและช่วยแก้ไขปัญหาเมื่อเครื่องหนึ่งเครื่องใดเกิดขัดข้องอีกเครื่องหนึ่งยังสามารถใช้งานได้ แต่ด้วยข้อจำกัดด้านงบประมาณ ทำให้ระบบปรับอากาศดังกล่าวขาดสัญญาการบำรุงรักษาจากบริษัทที่ติดตั้งและบำรุงรักษา จึงเป็นสาเหตุให้เครื่องปรับอากาศเกิดปัญหาที่ไม่สามารถทำงานได้ทั้ง 2 เครื่องพร้อมกันในบางครั้ง
ดังนั้นจึงจัดทำคู่มือฉบับนี้ขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหากรณีเครื่องปรับอากาศขัดข้องพร้อมกันทั้ง 2 เครื่องซึ่งไม่สามารถ Run กับโปรแกรมระบบอัตโนมัติได้ จึงจำเป็นต้องเปิด - ปิด ระบบปรับอากาศแบบ Manual เพื่อให้เครื่องปรับอากาศสามารถใช้งานโดยไม่ส่งผลกระทบกับผู้ปฎิบัติงานและผู้ใช้บริการ และยังสามารถให้ผู้ปฏิบัติงานแทนหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายสามารถแก้ไขปัญหาได้