ผังงาน (Flow Chart)
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. เริ่มต้นการทำงาน
2. เขียนโครงการจัดอบรม
- ผู้ปฏิบัติงานจะต้องเริ่มต้นจากการเขียนโครงการจัดอบรม เพื่อจัดทำเป็นเอกสารแนบในการเสนอต่อผู้มีอำนาจดำเนินการอนุมัติโครงการก่อน ทั้งนี้ในโครงการจัดอบรมจะประกอบไปด้วย ส่วนสำคัญที่จะต้องระบุให้ชัดเจน และครบถ้วน ดังนี้
2.1 ชื่อหน่วยงาน
2.2 เป้าหมาย ผลสัมฤทธิ์เชิงยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน
2.3 ความเชื่อมโยงกับแผนยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน
2.4 ประเด็นมุ่งเน้นของกิจกรรม
2.5 ชื่อกิจกรรม
2.6 ผู้รับผิดชอบกิจกรรม
2.7 หลักการและเหตุผล, วัตถุประสงค์
2.8 ผลผลิต/ผลลัพธ์/ตัวชี้วัด
2.9 ระยะเวลาดำเนินการ
2.10 สถานที่ปฏิบัติงาน (สถานที่จัดอบรม)
2.11 ผู้เข้าร่วมกิจกรรม (กลุ่มเป้าหมาย)
2.12 งบประมาณของกิจกรรม จะต้องระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วน เช่น ค่าเดินทางของวิทยากร (ค่าเครื่องบินขาไป-กลับ), ค่าอาหาร, ค่าตอบแทนวิทยากร, ค่าของที่ระลึกวิทยากร, ค่าอาหารว่างผู้เข้าอบรม, ค่าอุปกรณ์การอบรม เป็นต้น และควรระบุไว้ในหมายเหตุว่า ขอถัวเฉลี่ยจ่ายทุกรายการ เพื่อความสะดวกและคล่องตัวในการเคลียร์ค่าใช้จ่ายเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ
2.13 วิธีดำเนินการและแผนการทำงาน ให้ระบุระยะเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุด ของแต่ละขั้นตอน และกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน เพื่อความสะดวกในการติดตามการทำงาน
2.14 ความเสี่ยงของกิจกรรมและแนวทางลดความเสี่ยง เพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติโครงการ
2.15 รายชื่อคณะทำงาน
2.16 กำหนดการจัดอบรม ถ้าสามารถทำได้ควรขอไฟล์จากวิทยากรเพื่อให้ทราบรายละเอียดของกิจกรรมทั้งหมด
3. เมื่อจัดทำเอกสารทั้งหมดครบถ้วนแล้ว ให้ทำบันทึกข้อความภายในปะหน้า 1 ฉบับ เรียนรองอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารฯ และลงนามโดยผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ส่งในระบบ DOMs สำหรับเอกสารแนบทั้งหมด จัดทำเป็นเป็น PDF ไฟล์ แนบให้ครบถ้วน
4. ส่งเอกสารทั้งหมดเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ
5. ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ พิจารณาความถูกต้องของเอกสาร หากไม่มีแก้ไข ให้ส่งต่อไปยังรองอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเพื่อพิจารณาให้ความเห็นชอบ
6. รองอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารฯ รับเรื่องและพิจารณาให้ความเห็นชอบ หากไม่มีแก้ไขจะลงนามกำกับพร้อมเกษียณหนังสือต่อไปยังรองอธิการบดีที่กำกับดูแลส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กรเพื่อพิจารณา
7. รองอธิการบดีฯ รับเรื่อง หากพิจารณาแล้วเห็นชอบในหลักการ จะส่งเรื่องต่อไปยังเจ้าหน้าที่ๆ รับผิดชอบเพื่อดำเนินการจัดสรรงบประมาณ
8. ส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กรจัดสรรงบประมาณพร้อมทั้งส่งรหัส segment เพื่อใช้ประกอบการยืมเงินทดรองจ่าย
9. ส่งเรื่องกลับศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
10. admin ระบบ DOMs รับเรื่องเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ เพื่อทราบ
11. admin ส่งโครงการที่อนุมัติแล้วให้กับผู้จัดการอบรมเพื่อดำเนินการต่อไป
12. ผู้จัดการอบรมเตรียมการจัดอบรม ได้แก่ ยืมเงิน, เชิญวิทยากร, จองตั๋วเครื่องบิน/จองที่พัก,จองห้องอบรม, สื่อโสตฯ, อาหาร, เครื่องดื่ม
13. ผู้จัดการอบรมทำหนังสือเชิญผู้เข้าอบรม โดยแนบ QR Code ลงทะเบียน, กำหนดการอบรม, กำหนดวันสิ้นสุดการลงทะเบียน, e-mail และเบอร์โทรศัพท์ของผู้เข้าอบรมที่สามารถติดต่อได้กรณีมีเหตุฉุกเฉิน (หากมีการจัดอบรมแบบ 2 ระบบ คือมีทั้ง ออนไลน์ และ ในห้องประชุม ให้แนบลิงค์ของการประชุมในหนังสือเชิญด้วย)
14. ส่งหนังสือเชิญให้ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ ลงนาม
15. ส่งหนังสือเชิญที่ลงนามแล้วไปยังหน่วยงานกลุ่มเป้าหมาย
16. ผู้เข้าอบรมจะลงทะเบียนตามลิ้งค์ที่แนบในหนังสือเชิญ สามารถตรวจสอบรายชื่อได้จาก google drive เพื่อวางแผนการทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น การจัดที่นั่ง, จัดอาหาร เครื่องดื่มบริการ เป็นต้น
17. จัดทำบันทึกข้อความเชิญประธานเปิดการอบรม (ในทางปฏิบัติควรทำการนัดหมายกับเลขานุการไว้ก่อนในเบื้องต้น) และส่งร่างคำกล่าวเปิดการอบรมแนบไปด้วย และควรส่งล่วงหน้าก่อนวันจัดอบรมอย่างน้อย 3-5 วันทำการ
18. จัดสถานที่อบรมก่อนการอบรมอย่างน้อย 1 วัน ได้แก่ เตรียมสื่อโสตฯ ที่ต้องใช้ประกอบการอบรม อาทิ ไมโครโฟน, กล้องบันทึกวีดิทัศน์, กล้องเว็บแคม และไฟล์เอกสารทั้งหมดที่ต้องใช้ประกอบการอบรม upload ขึ้น google drive
19. เตรียมแบบลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าอบรม ประกอบด้วย ชื่อ-สกุล, หน่วยงานที่สังกัด, e-mail, เบอร์โทรศัพท์, ลายมือชื่อเพื่อใช้เป็นหลักฐานการเคลียร์ค่าใช้จ่าย
20. เมื่อถึงวันอบรม ดำเนินการอบรมตามกำหนดการ
21. เมื่อเสร็จสิ้นการอบรม ให้ส่งแบบประเมินผลการอบรมให้กับผู้เข้าร่วมอบรมทำการประเมิน (ควรทำเป็น QR Code ให้สแกนเพื่อง่ายต่อการใช้งาน)
22. นำรายชื่อผู้เข้าอบรมมาทำเกียรติบัตร (Certificate) อาจจะทำเป็นไฟล์ PDF หรือ เป็นกระดาษก็ได้ และส่งให้ผู้เข้าอบรม
23. ส่งรายชื่อผู้เข้าอบรมทั้งหมดให้ส่วนทรัพยากรมนุษย์และองค์กรเพื่อเก็บเข้าฐานข้อมูลประวัติการพัฒนาตนเอง
24. เคลียร์เอกสารค่าใช้จ่ายทั้งหมดส่งส่วนการเงินและบัญชี และสรุปผลการประเมินจากแบบประเมินทั้งหมดเสนอให้ผู้อำนวยการทราบ
25. จบการทำงาน