เงื่อนไข
1. ผู้ที่ทำหน้าที่จัดเตรียมเอกสารก่อนการจัดทำใบขอซื้อขอจ้าง โดยวิธีเฉพาะเจาะจง (กรณีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท) ต้องเป็นบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เจ้าหน้าที่พัสดุประจำหน่วยงาน จากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเท่านั้น
2. การจัดเตรียมเอกสารก่อนการจัดทำใบขอซื้อขอจ้าง จะใช้ในกรณีที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้าง
2.1 ครุภัณฑ์ หรืองานปรับปรุง ที่เป็นงบลงทุน
2.2 ค่าลิขสิทธิ์การใช้ระบบปฏิบัติการ (จัดซื้อฐานข้อมูลออนไลน์)
3. กรณีที่จัดซื้อจัดจ้างพัสดุในหมวดค่าตอบแทนใช้สอย ให้ใช้แบบรายงานผลการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท (พ.7 และ พ.7-1)
ข้อควรระวัง
1. การแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ และกำหนดราคากลาง ควรพิจารณาจากผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับพัสดุที่ต้องการจัดซื้อ และทาบทามก่อนทุกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่เกิดปัญหาในภายหลัง
2. ผู้ปฏิบัติงานควรมีความรอบคอบ และมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เป็นอย่างดี
3. ผู้ปฏิบัติงานจะต้องตรวจสอบร่างขอบเขตงาน หรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุอย่างละเอียดทุกครั้งก่อนส่งผู้บริหารลงนาม เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการจัดซื้อจัดจ้าง หากเกิดความไม่เข้าใจ หรือไม่แน่ใจให้สอบถามหรือส่งกลับไปให้เจ้าของงานแก้ไข