ในการประชุมนอกเหนือจากเนื้อหาและสถานที่ประชุมแล้ว โสตทัศนูปกรณ์เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่ช่วยให้การใช้งานห้องประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เพราะโสตทัศนูปกรณ์เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเสียงและภาพ ซึ่งนับว่าเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับห้องประชุมเกือบทุกการประชุม เนื่องจากการประชุมเป็นกิจกรรมที่สื่อสารด้วยเสียงกับภาพเป็นหลัก ดังนั้นความชัดเจนของสารที่สื่อจึงเป็นหัวใจหลักที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
ระบบเสียง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับห้องประชุมเนื่องจากในการประชุมนั้นใช้เสียงในการสื่อสารเป็นหลัก ดังนั้นความสำคัญและประสิทธิภาพของระบบเสียงจึงพิจารณาจากความชัดเจนในการสื่อสารทั้งการพูดและการได้ยิน โสตทัศนูปกรณ์ด้านระบบเสียงที่สำคัญต่อห้องประชุม ได้แก่ ไมโครโฟน ลำโพง Equalizer เป็นต้น และระบบภาพ ก็ถือเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กับระบบเสียงเนื่องจากข้อมูลนำเสนอและข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ตลอดจนการประชุมทางไกล การสื่อสารสองทาง ฯลฯ มีการนำมาใช้งานในการประชุมมากขึ้น ส่งผลให้ระบบภาพเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโสตทัศนูปกรณ์ด้านระบบภาพที่สำคัญต่อหอประชุม ได้แก่ จอภาพ จอมอนิเตอร์ และอุปกรณ์เกี่ยวกับสัญญาณภาพ ทั้งเครื่องกระจายสัญญาณภาพ อุปกรณ์บันทึกภาพสด เครื่องเลือกสัญญาณ หรือเครื่องสลับสัญญาณภาพ อุปกรณ์เหล่านี้เป็นสิ่งที่ช่วยให้การทำงานในห้องประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ห้องประชุมระเบียงบรรณ 2 อาคารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เป็นห้องสำหรับใช้ในการประชุม อบรม การเรียนการสอนและกิจกรรมต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย มีขนาด 29 ที่นั่ง อยู่ในอาคารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ชั้น 1 โดยมีระบบโสตทัศนูปกรณ์สามารถรองรับการประชุมทุกรูปแบบทั้งการประชุมภายในหน่วยงานของมหาวิทยาลัยที่อยู่ ณ จังหวัดนครศรีธรรมราช และหน่วยงานที่มีสถานที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร และสามารถรองรับการประชุมที่ต้องใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยทุกแพลตฟอร์มจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ต่อพ่วงเสริม เช่น การประชุมแบบสื่อสารทางไกล และการสื่อสารหลายทาง ทั้งหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยและหน่วยงานภายนอกทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ
คู่มือเล่มนี้ได้รวบรวมความรู้และเทคนิคการปฏิบัติงานทั้งเบื้องต้นและเชิงลึกในการใช้ควบคุมโสตทัศนูปกรณ์ในห้องประชุมระเบียงบรรณ 2 อาคารบรรณศูนย์สารและสื่อการศึกษา เพื่อให้ผู้ที่มาปฏิบัติหน้าที่แทนใช้งานได้ และแก้ปัญหาเบื้องต้นหรือซ่อมแซมได้หากเกิดปัญหาหรือชำรุดระหว่างการใช้งาน